ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ลงบัญชียังไง

ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย: บันทึกบัญชียังไงให้ถูกต้องและไม่ปวดหัว

ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้วในงวดบัญชีปัจจุบัน แต่ยังไม่ได้ชำระเงิน ต่างจากการจ่ายเงินล่วงหน้า (Prepaid Expenses) ซึ่งเป็นการจ่ายเงินสำหรับสินค้าหรือบริการ ล่วงหน้า ก่อนที่จะได้รับสินค้าหรือบริการนั้นๆ ความเข้าใจในความแตกต่างนี้สำคัญมากต่อการบันทึกบัญชีที่ถูกต้อง

การบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย มีจุดประสงค์เพื่อให้บันทึกค่าใช้จ่ายให้ตรงกับงวดบัญชีที่เกิดขึ้นจริง ตามหลักการจับคู่รายได้กับค่าใช้จ่าย (Matching Principle) แม้ว่าจะยังไม่ได้จ่ายเงินออกไปก็ตาม ตัวอย่างเช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา ค่าโทรศัพท์ ที่มักจะได้รับใบแจ้งหนี้หลังจากที่ใช้งานไปแล้ว หรือ ค่าจ้างพนักงานที่ทำงานในเดือนนี้ แต่จ่ายเงินเดือนในเดือนถัดไป

วิธีการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย:

เราจะใช้ระบบบัญชีคู่ (Double-Entry Bookkeeping) โดยมีหลักการง่ายๆ คือ เดบิต (Dr.) สิ่งที่ได้รับ หรือ ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น และ เครดิต (Cr.) สิ่งที่เสียไป หรือ หนี้สินที่เพิ่มขึ้น

สำหรับค่าใช้จ่ายค้างจ่าย จะบันทึกบัญชีดังนี้:

• Dr. ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง (เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา ค่าจ้าง) เพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในงวดบัญชีนั้น
• Cr. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) เพื่อบันทึกหนี้สินที่บริษัทต้องจ่ายในอนาคต

ตัวอย่าง:

บริษัท ABC มีค่าไฟฟ้าประจำเดือนธันวาคม 2566 เป็นจำนวน 5,000 บาท แต่จะได้รับใบแจ้งหนี้และชำระเงินในเดือนมกราคม 2567 ดังนั้นในเดือนธันวาคม 2566 บริษัท ABC ต้องบันทึกบัญชีค่าไฟฟ้าค้างจ่ายดังนี้:

• Dr. ค่าไฟฟ้า 5,000 บาท
• Cr. ค่าไฟฟ้าค้างจ่าย 5,000 บาท

เมื่อบริษัท ABC ชำระค่าไฟฟ้าในเดือนมกราคม 2567 จะบันทึกบัญชีดังนี้:

• Dr. ค่าไฟฟ้าค้างจ่าย 5,000 บาท (เพื่อหักล้างหนี้สินที่บันทึกไว้ก่อนหน้า)
• Cr. เงินสด 5,000 บาท (เพื่อบันทึกการจ่ายเงินสด)

สรุป

การบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่ายอย่างถูกต้อง ช่วยให้ภาพรวมทางการเงินของธุรกิจมีความถูกต้องและแม่นยำ สะท้อนถึงผลประกอบการที่แท้จริงของธุรกิจในแต่ละงวดบัญชี และช่วยในการวางแผนและตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่าลืมใส่ใจในรายละเอียดและบันทึกบัญชีให้ครบถ้วน เพื่อให้ธุรกิจของคุณเติบโตอย่างมั่นคงและยั่งยืน.