การกําหนดหมายเลขเอกสาร (A-b-c) คืออะไร ตามลำดับ

ความหมายของระบบกำหนดหมายเลขเอกสาร (A-b-c)

ระบบกำหนดหมายเลขเอกสาร (A-b-c) เป็นระบบการจัดระเบียบและระบุเอกสารที่ใช้รหัสสามส่วน โดยแต่ละส่วนมีความหมายดังต่อไปนี้:

• A: แทนปีงบประมาณ เริ่มต้นด้วยตัวเลขปี พ.ศ. สองหลักตามปีงบประมาณ

• b: แทนประเภทเอกสาร ซึ่งเป็นตัวอักษรหรือรหัสที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อระบุประเภทของเอกสาร เช่น สัญญา ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อ เป็นต้น

• c: แทนหมายเลขเอกสารเรียงลำดับ เป็นตัวเลขที่เรียงลำดับอย่างต่อเนื่องภายในประเภทเอกสารเดียวกันในปีงบประมาณเดียวกัน

วัตถุประสงค์ของระบบกำหนดหมายเลขเอกสาร (A-b-c)

ระบบกำหนดหมายเลขเอกสาร (A-b-c) มีวัตถุประสงค์หลักดังนี้:

• เพิ่มประสิทธิภาพในการค้นหาและจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ
• ลดความซ้ำซ้อนของเอกสาร โดยทำให้เอกสารแต่ละฉบับมีหมายเลขเฉพาะที่ไม่ซ้ำกัน
• เพิ่มความแม่นยำในการระบุเอกสารแต่ละฉบับ ทำให้สามารถค้นหาและดึงเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ระบบกำหนดหมายเลขเอกสาร (A-b-c) จึงช่วยให้หน่วยงานหรือองค์กรสามารถจัดการเอกสารได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น