กูเกิ้ลฟอร์ม อยู่ได้กี่วัน

Google Forms: มากกว่าแค่แบบสอบถามชั่วคราว ความคงทนของข้อมูลที่คุณอาจไม่เคยรู้

Google Forms เครื่องมือสร้างแบบสอบถามและแบบฟอร์มอเนกประสงค์ที่หลายคนคุ้นเคย อาจถูกมองว่าเป็นเพียงเครื่องมือชั่วคราวสำหรับการเก็บข้อมูลด่วนๆ แล้วก็จบไป แต่แท้จริงแล้ว Google Forms มีความสามารถที่มากกว่านั้น โดยเฉพาะในเรื่องของ “ความคงทนของข้อมูล” ที่อาจทำให้คุณประหลาดใจ

บทความนี้จะเจาะลึกเรื่องระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลใน Google Forms พร้อมทั้งเปิดเผยเคล็ดลับบางอย่างที่คุณอาจไม่เคยรู้มาก่อน เพื่อให้คุณใช้งาน Google Forms ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ร่างแบบฟอร์ม (Draft) ข้อมูลไม่หายง่ายๆ อย่างที่คิด

สิ่งที่หลายคนอาจไม่ทราบคือ Google Forms มีระบบบันทึกข้อมูลแบบร่าง (Draft) โดยอัตโนมัติ หากคุณกำลังกรอกแบบฟอร์มอยู่แต่ยังไม่ได้ส่ง ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม เช่น ไฟดับ อินเทอร์เน็ตหลุด หรือแค่บังเอิญปิดหน้าเว็บไป ข้อมูลที่คุณกรอกไว้จะยังไม่หายไปไหน

Google จะเก็บข้อมูลแบบร่างนี้ไว้เป็นเวลา 30 วัน นับจากวันที่กรอกครั้งล่าสุด นั่นหมายความว่าคุณสามารถกลับมาเปิดแบบฟอร์มนั้นใหม่ได้ภายใน 30 วัน และข้อมูลที่คุณเคยกรอกไว้จะยังคงอยู่เหมือนเดิม พร้อมให้คุณแก้ไขและส่งได้ทันที ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับแบบฟอร์มที่ต้องใช้เวลาในการกรอกนาน หรือมีข้อมูลที่ซับซ้อน

ข้อมูลที่ส่งแล้ว อยู่กับคุณไปตลอด (ตราบที่คุณยังไม่ลบ)

เมื่อคุณส่งแบบฟอร์มเสร็จสิ้น ข้อมูลที่คุณส่งมาจะถูกบันทึกลงใน Google Sheets (หากมีการเชื่อมต่อ) หรือในส่วนของ Responses ใน Google Forms โดยตรง ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะ อยู่ถาวร ตราบเท่าที่คุณยังไม่ลบออกไปเอง

Google ไม่ได้กำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูลที่ถูกส่งมาแล้ว นั่นหมายความว่าคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะผ่านไปนานแค่ไหนก็ตาม คุณสามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปวิเคราะห์ สร้างรายงาน หรือนำไปใช้งานอื่นๆ ได้อย่างอิสระ

ข้อควรระวัง: การลบข้อมูล และเจ้าของแบบฟอร์ม

ถึงแม้ว่าข้อมูลที่ส่งแล้วจะอยู่ถาวร แต่ก็มีบางกรณีที่ข้อมูลอาจหายไปได้ ซึ่งได้แก่:

• การลบข้อมูลโดยเจ้าของแบบฟอร์ม: เจ้าของแบบฟอร์มมีสิทธิ์ในการลบข้อมูลที่ส่งมาทั้งหมด หรือบางส่วนได้ หากเจ้าของแบบฟอร์มตัดสินใจลบข้อมูลเหล่านั้น ข้อมูลก็จะหายไปอย่างถาวร
• การลบบัญชี Google: หากเจ้าของแบบฟอร์มลบบัญชี Google ของตนเอง แบบฟอร์มและข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องก็จะถูกลบไปด้วย
• การละเมิดนโยบายของ Google: หากแบบฟอร์มหรือข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมละเมิดนโยบายของ Google Google อาจระงับหรือลบแบบฟอร์มและข้อมูลเหล่านั้นได้

เคล็ดลับเพิ่มเติมเพื่อความปลอดภัยของข้อมูล:

• สำรองข้อมูลเป็นประจำ: แม้ว่า Google จะเก็บข้อมูลไว้ให้อย่างดี แต่การสำรองข้อมูลเป็นประจำ เช่น การดาวน์โหลดข้อมูลจาก Google Sheets มาเก็บไว้ในรูปแบบไฟล์ต่างๆ (CSV, Excel) ก็เป็นสิ่งที่ควรทำ เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหายจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน
• กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงอย่างระมัดระวัง: หากคุณแชร์แบบฟอร์มให้ผู้อื่นแก้ไข ควรกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงอย่างระมัดระวัง เพื่อป้องกันการแก้ไขหรือลบข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
• ทำความเข้าใจนโยบายความเป็นส่วนตัวของ Google: การอ่านและทำความเข้าใจนโยบายความเป็นส่วนตัวของ Google จะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการที่ Google จัดการข้อมูลของคุณ และช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างถูกต้องเกี่ยวกับการใช้งาน Google Forms

สรุป

Google Forms ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือสร้างแบบสอบถามชั่วคราว แต่เป็นเครื่องมือที่สามารถเก็บรักษาข้อมูลได้อย่างยาวนาน โดยข้อมูลแบบร่างจะถูกเก็บไว้ 30 วัน ส่วนข้อมูลที่ส่งแล้วจะอยู่ถาวร (ตราบที่คุณยังไม่ลบ) การทำความเข้าใจเรื่องระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูล รวมถึงข้อควรระวังต่างๆ จะช่วยให้คุณใช้งาน Google Forms ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัย