ฉันจะสร้างไฟล์ Archive ได้อย่างไร

เก็บอีเมลเก่าให้เป็นระเบียบ: คู่มือสร้างไฟล์ Archive ฉบับเข้าใจง่าย ไม่รก Inbox อีกต่อไป!

เมื่อเวลาผ่านไป กล่องจดหมาย (Inbox) ของเรามักเต็มไปด้วยอีเมลจำนวนมหาศาล ทั้งอีเมลสำคัญที่ต้องเก็บไว้ และอีเมลที่ไม่จำเป็นที่คอยแต่จะทำให้รกหูรกตา การปล่อยให้เป็นแบบนี้ นอกจากจะทำให้การค้นหาอีเมลที่ต้องการทำได้ยากเย็นแสนเข็ญแล้ว ยังอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมอีกด้วย

หนึ่งในวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการปัญหานี้คือการสร้างไฟล์ Archive หรือไฟล์เก็บถาวร ซึ่งเปรียบเสมือนตู้เก็บเอกสารส่วนตัวสำหรับอีเมลเก่าๆ ที่คุณต้องการเก็บรักษาไว้ แต่ไม่ต้องการให้รกพื้นที่ใน Inbox หลักของคุณ

บทความนี้จะพาคุณไปทำความเข้าใจถึงประโยชน์ของการสร้างไฟล์ Archive และแนะนำขั้นตอนการสร้างไฟล์ Archive อย่างละเอียด เพื่อให้คุณสามารถจัดการอีเมลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรักษา Inbox ของคุณให้สะอาดตาอยู่เสมอ

ทำไมต้องสร้างไฟล์ Archive?

ก่อนที่จะลงมือสร้างไฟล์ Archive เรามาดูกันก่อนว่าการสร้างไฟล์ Archive นั้นมีประโยชน์อย่างไรบ้าง:

• จัดระเบียบอีเมลเก่า: ไฟล์ Archive ช่วยให้คุณสามารถย้ายอีเมลเก่าที่ไม่จำเป็นต้องใช้งานบ่อยๆ ออกจาก Inbox หลักของคุณได้อย่างเป็นระบบ ทำให้ Inbox ของคุณสะอาดตาและง่ายต่อการจัดการ
• เพิ่มประสิทธิภาพ: เมื่อ Inbox ของคุณมีจำนวนอีเมลน้อยลง โปรแกรมอีเมลของคุณก็จะทำงานได้เร็วขึ้น ทำให้คุณสามารถค้นหาและเข้าถึงอีเมลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• ลดขนาดไฟล์ PST หลัก: หากคุณใช้โปรแกรมอีเมลอย่าง Microsoft Outlook การสร้างไฟล์ Archive จะช่วยลดขนาดของไฟล์ PST หลักของคุณ ซึ่งจะช่วยป้องกันปัญหาไฟล์เสียหายและเพิ่มเสถียรภาพของโปรแกรม
• เก็บรักษาอีเมลสำคัญ: ไฟล์ Archive เป็นที่เก็บอีเมลเก่าที่ปลอดภัย คุณสามารถใช้ไฟล์ Archive เพื่อเก็บรักษาอีเมลสำคัญที่อาจจำเป็นต้องใช้งานในอนาคต

ขั้นตอนการสร้างไฟล์ Archive (สำหรับ Microsoft Outlook)

ขั้นตอนการสร้างไฟล์ Archive ใน Microsoft Outlook นั้นง่ายดายอย่างเหลือเชื่อ เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook: เริ่มต้นด้วยการเปิดโปรแกรม Microsoft Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
2. ไปที่เมนู File: คลิกที่เมนู “File” ที่มุมบนซ้ายของหน้าต่าง
3. เลือก Info: ในเมนู “File” เลือก “Info”
4. เลือก Tools: จากนั้นมองหาตัวเลือก “Tools” และคลิกที่มัน
5. เลือก Clean Up Old Items: ในเมนู “Tools” เลือก “Clean Up Old Items”
6. กำหนดค่าการเก็บถาวร: หน้าต่าง “Archive” จะปรากฏขึ้น ที่นี่คุณจะต้องกำหนดค่าต่างๆ ดังนี้:
   • Archive this folder and all subfolders: เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวร คุณสามารถเลือก Inbox หลักของคุณ หรือเลือกเฉพาะบางโฟลเดอร์ก็ได้
   • Archive items older than: กำหนดช่วงเวลาที่คุณต้องการเก็บถาวร เช่น อีเมลที่เก่ากว่า 6 เดือน หรือ 1 ปี
   • Browse: คลิกที่ปุ่ม “Browse” เพื่อเลือกตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการเก็บไฟล์ Archive และกำหนดชื่อไฟล์ (เช่น archive.pst)
7. คลิก OK: เมื่อคุณกำหนดค่าต่างๆ เรียบร้อยแล้ว คลิกที่ปุ่ม “OK” เพื่อเริ่มต้นกระบวนการเก็บถาวร

ข้อควรรู้เพิ่มเติม:

• สำรองไฟล์ Archive: สิ่งสำคัญคือการสำรองไฟล์ Archive ของคุณอย่างสม่ำเสมอ เพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูลในกรณีที่เกิดปัญหา
• จัดการไฟล์ Archive หลายไฟล์: คุณสามารถสร้างไฟล์ Archive ได้หลายไฟล์ เพื่อจัดระเบียบอีเมลของคุณให้ละเอียดยิ่งขึ้น เช่น สร้างไฟล์ Archive แยกตามปี หรือตามโครงการ
• เข้าถึงไฟล์ Archive: หากคุณต้องการเข้าถึงอีเมลที่อยู่ในไฟล์ Archive คุณสามารถเปิดไฟล์ Archive ใน Outlook ได้โดยไปที่ File > Open & Export > Open Outlook Data File

สรุป:

การสร้างไฟล์ Archive เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการอีเมลเก่าของคุณอย่างเป็นระบบ และรักษา Inbox ของคุณให้สะอาดตา การทำตามขั้นตอนที่กล่าวมาข้างต้น จะช่วยให้คุณสามารถสร้างไฟล์ Archive ได้อย่างง่ายดาย และจัดการอีเมลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อย่าปล่อยให้ Inbox ของคุณรกไปด้วยอีเมลที่ไม่จำเป็น ลองสร้างไฟล์ Archive วันนี้ แล้วคุณจะพบกับความแตกต่าง!