ระบบ HRIS คืออะไร

HRIS: หัวใจสำคัญของการบริหารทรัพยากรบุคคลยุคดิจิทัล

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกวงการ การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล (Human Resource Management – HRM) ก็เช่นกัน จากเดิมที่การทำงานด้านบุคคลอาศัยกระดาษและเอกสารเป็นหลัก ปัจจุบันได้มีการพัฒนาระบบ HRIS (Human Resource Information System) ขึ้นมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำในการบริหารจัดการ แต่ HRIS คืออะไร และสำคัญอย่างไรกับองค์กร?

HRIS คือระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคลที่ทำงานบนพื้นฐานดิจิทัล เปรียบเสมือนศูนย์กลางในการรวบรวม จัดเก็บ และวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับพนักงานตลอดทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตการทำงาน ตั้งแต่ก่อนการจ้างงานไปจนถึงการลาออก แตกต่างจากการใช้เอกสารแบบเดิมที่กระจัดกระจายและค้นหาข้อมูลยาก HRIS ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ และครอบคลุม ยิ่งไปกว่านั้น ระบบยังช่วยลดความซ้ำซ้อนของงาน ประหยัดเวลา และลดโอกาสเกิดความผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลด้วยมือ

HRIS ครอบคลุมฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลาย อาทิ:

• การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร (Recruitment & Selection): ตั้งแต่การโพสต์ประกาศรับสมัครงาน การคัดกรองใบสมัคร การนัดสัมภาษณ์ จนถึงการติดตามผล HRIS ช่วยให้กระบวนการทั้งหมดเป็นระบบ โปร่งใส และสามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• การจัดการข้อมูลพนักงาน (Employee Management): รวมถึงการบันทึกข้อมูลส่วนบุคคล ประวัติการทำงาน ข้อมูลการฝึกอบรม และอื่นๆ ช่วยให้การจัดการข้อมูลพนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถเรียกดูข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว เมื่อจำเป็น

• การฝึกอบรมและพัฒนา (Training & Development): HRIS สามารถใช้ในการจัดการหลักสูตรฝึกอบรม ติดตามความก้าวหน้าของพนักงาน และประเมินผลการฝึกอบรม ช่วยให้การพัฒนาศักยภาพของพนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิผล

• การประเมินผลงาน (Performance Management): ระบบช่วยอำนวยความสะดวกในการตั้งเป้าหมาย ประเมินผลงาน และให้ข้อเสนอแนะ สร้างความโปร่งใสและเป็นธรรมในการประเมิน

• การบริหารค่าตอบแทนและสวัสดิการ (Compensation & Benefits): HRIS ช่วยในการคำนวณเงินเดือน จัดการสวัสดิการพนักงาน และรายงานข้อมูลทางการเงิน ช่วยลดความผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือนและเพิ่มความน่าเชื่อถือ

• การรายงานและวิเคราะห์ (Reporting & Analytics): HRIS สร้างรายงานและข้อมูลเชิงลึกต่างๆ เช่น อัตราการหมุนเวียนของพนักงาน ความพึงพอใจของพนักงาน และประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยให้ผู้บริหารสามารถวางแผนกลยุทธ์ด้านทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นอกเหนือจากฟังก์ชันการทำงานที่กล่าวมา HRIS ยังช่วยเพิ่มความพึงพอใจให้กับพนักงานด้วย การให้บริการตนเอง (Self-Service) เช่น การขอใบลา การตรวจสอบข้อมูลเงินเดือน และการเข้าถึงเอกสารต่างๆ ทำให้พนักงานสามารถจัดการเรื่องต่างๆ ได้อย่างสะดวกสบาย ลดภาระงานของฝ่ายบุคคล และช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างพนักงานและองค์กร

โดยสรุป HRIS คือเครื่องมือสำคัญที่ช่วยยกระดับการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยลดภาระงาน เพิ่มความแม่นยำ และสร้างข้อมูลเชิงลึกสำหรับการวางแผนกลยุทธ์ เป็นหัวใจสำคัญของการบริหารทรัพยากรบุคคลในยุคดิจิทัล ที่ช่วยให้องค์กรสามารถแข่งขันได้อย่างมีประสิทธิภาพในตลาดแรงงานที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว