เราจะทำให้ email บางคนไปอยู่ใน Folder ที่กำหนดได้อย่างไร

ยกระดับการจัดการอีเมลด้วยเทคนิคการจัดเรียงอีเมลอัตโนมัติสู่โฟลเดอร์เฉพาะ

ในยุคดิจิทัลที่อีเมลกลายเป็นเครื่องมือสื่อสารหลัก การจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งจำเป็นต่อการทำงานและชีวิตประจำวัน การมีกล่องจดหมายเข้าที่รกไปด้วยอีเมลจำนวนมากไม่เพียงแต่ทำให้เสียเวลาในการค้นหาอีเมลที่ต้องการเท่านั้น แต่ยังอาจทำให้พลาดอีเมลสำคัญได้อีกด้วย บทความนี้จะนำเสนอเทคนิคการจัดเรียงอีเมลอัตโนมัติสู่โฟลเดอร์เฉพาะใน Outlook เพื่อช่วยให้คุณจัดการอีเมลได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยจะเน้นไปที่การสร้างกฎ (Rules) ซึ่งเป็นฟีเจอร์ที่ทรงประสิทธิภาพของ Outlook ที่มักถูกมองข้ามไป

มากกว่าการลากและวาง: สร้างกฎอัจฉริยะเพื่อจัดการอีเมลอย่างเป็นระบบ

วิธีการลากและวางอีเมลเข้าโฟลเดอร์เป็นวิธีพื้นฐานที่ทุกคนรู้จัก แต่สำหรับผู้ที่มีอีเมลจำนวนมาก วิธีนี้จะไม่เพียงพอ การสร้างกฎใน Outlook จะช่วยให้คุณอัตโนมัติการจัดเรียงอีเมลตามเกณฑ์ต่างๆ เช่น ผู้ส่ง หัวข้อ หรือคำสำคัญในเนื้อหา ทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลากับการจัดเรียงอีเมลด้วยมือทุกครั้ง

ขั้นตอนการสร้างกฎ (Rules) ใน Outlook เพื่อจัดเรียงอีเมลอัตโนมัติ:

1. เปิด Outlook และเข้าสู่กล่องจดหมาย: เริ่มต้นด้วยการเปิดโปรแกรม Outlook และเข้าสู่กล่องจดหมายที่ต้องการจัดการ

2. เข้าสู่การตั้งค่ากฎ (Rules): คลิกที่แท็บ Home จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Rules และเลือก Manage Rules & Alerts…

3. สร้างกฎใหม่ (New Rule): ในหน้าต่าง Rules and Alerts, คลิกปุ่ม New Rule…

4. เลือกเงื่อนไข (Conditions): เลือกเงื่อนไขที่ต้องการใช้ในการกรองอีเมล เช่น “with specific words in the subject” (มีคำเฉพาะเจาะจงในหัวข้อ) หรือ “from people or public group” (จากบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ) คุณสามารถเลือกเงื่อนไขได้หลายอย่างรวมกัน

5. กำหนดการกระทำ (Actions): หลังจากเลือกเงื่อนไขแล้ว ให้เลือกการกระทำที่ต้องการ เช่น “move it to the specified folder” (ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ) เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการให้ระบบย้ายอีเมลเข้าไป หากยังไม่มีโฟลเดอร์นั้น คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ใหม่ได้ที่ขั้นตอนนี้

6. ตั้งชื่อกฎและทบทวน (Review and Finish): ตั้งชื่อกฎให้เข้าใจง่าย ตรวจสอบเงื่อนไขและการกระทำอีกครั้ง แล้วคลิก Finish เพื่อบันทึกกฎ

ตัวอย่างการสร้างกฎ:

สมมติว่าคุณต้องการให้ทุกอีเมลจากเจ้านายของคุณถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ “จากเจ้านาย” คุณจะเลือกเงื่อนไข “from people or public group” แล้วระบุอีเมลของเจ้านาย จากนั้นเลือกการกระทำ “move it to the specified folder” และระบุโฟลเดอร์ “จากเจ้านาย”

สรุป:

การสร้างกฎใน Outlook เป็นวิธีการจัดการอีเมลที่มีประสิทธิภาพสูง ช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการค้นหาอีเมลสำคัญ ลองนำเทคนิคนี้ไปปรับใช้เพื่อยกระดับการจัดการอีเมลของคุณ ทำให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดความเครียดจากอีเมลที่ล้นหลาม