แปลง ไฟล์ Word เป็น Excel ยัง ไง

จากเอกสาร Word สู่ตาราง Excel: เทคนิคการแปลงข้อมูลอย่างง่ายดาย พร้อมสร้างแผนภูมิวงกลมสวยๆ

การทำงานกับข้อมูลมักเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงรูปแบบไฟล์อยู่เสมอ โดยเฉพาะการแปลงไฟล์ Word (.doc หรือ .docx) ที่มีข้อมูลเป็นตารางไปเป็นไฟล์ Excel (.xlsx) เพื่อการวิเคราะห์และจัดการข้อมูลที่สะดวกยิ่งขึ้น บทความนี้จะแนะนำวิธีการแปลงไฟล์อย่างง่ายๆ พร้อมทั้งขั้นตอนการสร้างแผนภูมิวงกลมใน Excel ที่จะช่วยให้คุณนำเสนอข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีแปลงไฟล์ Word เป็น Excel

วิธีการแปลงไฟล์ Word เป็น Excel นั้นมีหลากหลายวิธี ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของข้อมูลในไฟล์ Word ของคุณ:

วิธีที่ 1: การคัดลอกและวาง (Copy-Paste)

วิธีนี้เหมาะสำหรับไฟล์ Word ที่มีข้อมูลเป็นตารางขนาดเล็กและไม่ซับซ้อน เพียงแค่:

1. เปิดไฟล์ Word: เปิดไฟล์ Word ที่ต้องการแปลง
2. เลือกตาราง: ไฮไลต์ตารางที่ต้องการคัดลอกทั้งหมด
3. คัดลอก: กด Ctrl + C (หรือคลิกขวาแล้วเลือก “คัดลอก”)
4. เปิด Excel: เปิดไฟล์ Excel ใหม่ หรือเปิดไฟล์ Excel ที่ต้องการวางข้อมูล
5. วาง: กด Ctrl + V (หรือคลิกขวาแล้วเลือก “วาง”) Excel จะแปลงข้อมูลจากตาราง Word ให้เป็นตาราง Excel โดยอัตโนมัติ

ข้อควรระวัง: วิธีนี้ไม่เหมาะกับตารางขนาดใหญ่หรือตารางที่มีการจัดรูปแบบซับซ้อน อาจทำให้การจัดรูปแบบใน Excel ผิดเพี้ยนได้

วิธีที่ 2: การบันทึกเป็น (Save As)

วิธีนี้ไม่สามารถแปลงข้อมูลในตาราง Word เป็นข้อมูลที่สามารถใช้งานใน Excel ได้โดยตรง แต่สามารถแปลงไฟล์ Word เป็นไฟล์ .csv (Comma Separated Values) ก่อน แล้วจึงเปิดไฟล์ .csv ด้วย Excel วิธีนี้เหมาะสำหรับไฟล์ Word ที่มีข้อมูลเรียบง่ายเป็นข้อความที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค

1. เปิดไฟล์ Word: เปิดไฟล์ Word ที่ต้องการแปลง
2. บันทึกเป็น: คลิก File > Save As เลือก “Text (Tab delimited) (.txt)” หรือ “CSV (Comma delimited) (.csv)”
3. เปิดไฟล์ CSV ใน Excel: เปิดไฟล์ .csv ที่บันทึกไว้ด้วยโปรแกรม Microsoft Excel

ข้อควรระวัง: วิธีนี้ไม่สามารถรักษาการจัดรูปแบบของตารางใน Word ได้ ข้อมูลจะถูกนำเข้าใน Excel ในรูปแบบข้อความล้วน

วิธีที่ 3: การใช้ Add-ins (เฉพาะบางกรณี)

สำหรับไฟล์ Word ที่มีโครงสร้างข้อมูลที่ซับซ้อน อาจต้องใช้ add-ins หรือโปรแกรมเสริมอื่นๆ เพื่อช่วยในการแปลง แต่ควรพิจารณาถึงความปลอดภัยของ add-ins ที่ใช้ด้วย

สร้างแผนภูมิวงกลมใน Excel อย่างมืออาชีพ

หลังจากแปลงข้อมูลจาก Word เป็น Excel แล้ว การสร้างแผนภูมิวงกลมเพื่อแสดงสัดส่วนของข้อมูลเป็นสิ่งที่ทำได้ง่ายๆ:

1. เลือกข้อมูล: เลือกข้อมูลที่ต้องการนำมาสร้างแผนภูมิวงกลม
2. แทรกแผนภูมิ: ไปที่แท็บ Insert แล้วคลิกไอคอน Recommended Charts เลือกแผนภูมิวงกลมที่ต้องการ
3. ตกแต่งแผนภูมิ: ปรับแต่งสีสัน เพิ่มชื่อแผนภูมิ เพิ่มคำอธิบาย และปรับแต่งรายละเอียดอื่นๆ ตามต้องการ เพื่อให้แผนภูมิมีความสวยงามและเข้าใจง่าย

ด้วยวิธีการเหล่านี้ คุณจะสามารถแปลงไฟล์ Word เป็น Excel และสร้างแผนภูมิวงกลมได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้การวิเคราะห์และนำเสนอข้อมูลของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อย่าลืมเลือกวิธีการที่เหมาะสมกับโครงสร้างข้อมูลของคุณเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด