ไฟล์ Outlook อยู่ที่ไหน

ค้นหาไฟล์ Outlook: ที่อยู่จริงและความเข้าใจที่ถูกต้อง

หลายคนใช้งาน Microsoft Outlook เป็นประจำ แต่รู้หรือไม่ว่าข้อมูลของ Outlook จริงๆ แล้วอยู่ที่ไหน และควรสำรองข้อมูลส่วนใดบ้าง ความเข้าใจที่ผิดๆ เกี่ยวกับที่อยู่ของไฟล์ Outlook อาจนำไปสู่การสูญเสียข้อมูลได้ บทความนี้จะไขข้อข้องใจและให้ความรู้ที่ถูกต้องเกี่ยวกับการจัดการไฟล์ Outlook

คำถามแรกที่หลายคนสงสัยคือ “ไฟล์ Outlook อยู่ที่ไหน?” คำตอบไม่ใช่คำตอบเดียวเสมอไป ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าและประเภทของบัญชีอีเมลที่คุณใช้งาน โดยทั่วไปแล้ว ข้อมูล Outlook จะถูกแบ่งออกเป็นสองส่วนหลัก:

1. ข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์: ส่วนใหญ่ของข้อมูลอีเมล ปฏิทิน และรายการติดต่อของคุณจะถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการอีเมล (เช่น Gmail, Outlook.com, Exchange Server) นี่คือข้อมูลสำคัญที่สุด และการสำรองข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์โดยตรงนั้นขึ้นอยู่กับนโยบายของผู้ให้บริการแต่ละราย ซึ่งคุณอาจทำได้ผ่านทางเว็บอินเตอร์เฟสของอีเมลนั้นๆ

2. ข้อมูลแบบออฟไลน์ (.ost และ .pst): เพื่อให้สามารถเข้าถึงอีเมลและข้อมูลต่างๆ ได้แม้ไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต Outlook จะสร้างไฟล์ข้อมูลแบบออฟไลน์ โดยทั่วไปมีสองรูปแบบคือ:

• .ost (Offline Outlook Data File): ไฟล์นี้มักใช้กับบัญชี Exchange และ Outlook.com ที่ใช้โหมด Cached Exchange Mode ไฟล์นี้เป็นสำเนาแบบซิงโครไนซ์กับเซิร์ฟเวอร์ ดังนั้นการแก้ไขข้อมูลในไฟล์ .ost จะสะท้อนไปยังเซิร์ฟเวอร์ด้วย คุณสามารถพบไฟล์ .ost ได้ที่ไดเรกทอรี: C:Users[ชื่อผู้ใช้]AppDataLocalMicrosoftOutlook (โปรดทราบว่าโฟลเดอร์ AppData เป็นโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ คุณอาจต้องเปิดการแสดงโฟลเดอร์ที่ซ่อนอยู่ก่อนใน Windows Explorer)

• .pst (Personal Folders File): ไฟล์นี้มักใช้กับบัญชีอีเมล POP3 และ IMAP ไฟล์ .pst จะเก็บข้อมูลไว้ในเครื่องของคุณโดยตรง และการเปลี่ยนแปลงจะไม่ซิงค์กับเซิร์ฟเวอร์โดยอัตโนมัติ ที่อยู่ของไฟล์ .pst นั้นสามารถกำหนดเองได้ แต่โดยทั่วไปจะอยู่ในโฟลเดอร์เดียวกับไฟล์ .ost หรืออาจอยู่ในตำแหน่งที่คุณกำหนดเองในระหว่างการตั้งค่าบัญชี

สิ่งที่ควรสำรองข้อมูล:

เนื่องจากข้อมูลส่วนใหญ่เก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ คุณจึงไม่จำเป็นต้องสำรองไฟล์ .ost หรือ .pst ทั้งหมด โดยเฉพาะไฟล์ .ost เพราะข้อมูลนั้นซิงค์อยู่แล้ว การสำรองข้อมูลที่จำเป็นจริงๆ คือข้อมูลที่สร้างขึ้นเองและบันทึกไว้เฉพาะเครื่องเท่านั้น เช่น:

• รายการติดต่อที่สร้างขึ้นเอง: ถ้าคุณมีรายชื่อติดต่อที่สำคัญที่ไม่ได้ซิงค์กับบัญชีใดๆ
• ปฏิทินเฉพาะตัว: ถ้าคุณมีการนัดหมายหรือข้อมูลปฏิทินส่วนตัวที่ไม่ได้ซิงค์กับเซิร์ฟเวอร์
• งาน: งานที่สร้างขึ้นใน Outlook และไม่ได้ซิงค์กับระบบงานอื่นๆ
• โฟลเดอร์เฉพาะเครื่อง: โฟลเดอร์ใดๆ ที่คุณสร้างขึ้นและตั้งค่าให้เก็บข้อมูลเฉพาะเครื่องเท่านั้น

การสำรองข้อมูลส่วนเหล่านี้สามารถทำได้โดยการคัดลอกไฟล์ .pst หรือโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องไปยังตำแหน่งอื่น เช่น ไดรฟ์ภายนอกหรือบริการคลาวด์

สรุปแล้ว การค้นหาไฟล์ Outlook และการสำรองข้อมูลต้องอาศัยความเข้าใจที่ถูกต้อง อย่ามุ่งเน้นที่การสำรองไฟล์ .ost หรือ .pst ทั้งหมด แต่ให้เน้นที่ข้อมูลส่วนตัวที่สำคัญที่คุณสร้างขึ้นเอง เพื่อป้องกันการสูญเสียข้อมูลอันมีค่า และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจนโยบายการสำรองข้อมูลของผู้ให้บริการอีเมลของคุณด้วย