Archive mail Outlook ทํายังไง

จัดการอีเมลเก่าใน Outlook อย่างเป็นระบบ: ยืดอายุการใช้งานและเพิ่มประสิทธิภาพ

ในยุคดิจิทัลที่อีเมลกลายเป็นเครื่องมือสื่อสารหลัก การจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง กล่องจดหมาย Outlook ที่แออัดไปด้วยอีเมลเก่าๆ นอกจากจะทำให้ค้นหาข้อมูลยากลำบากแล้ว ยังส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของโปรแกรมและอาจทำให้พื้นที่เก็บข้อมูลบนเครื่องคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์เต็มได้ บทความนี้จะแนะนำวิธีการจัดเก็บข้อมูลอีเมลเก่าใน Outlook อย่างเป็นระบบ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานและรักษาพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ

วิธีการจัดการอีเมลเก่าใน Outlook นั้นทำได้ง่ายกว่าที่คุณคิด คุณสามารถทำการ “Archive” หรือ “จัดเก็บ” อีเมลเก่าๆ ลงในไฟล์เก็บถาวร โดยไม่จำเป็นต้องลบอีเมลออกไปอย่างถาวร ทำให้คุณยังคงสามารถเรียกดูข้อมูลเหล่านั้นได้ในภายหลังเมื่อต้องการ ขั้นตอนการจัดเก็บข้อมูลอีเมลเก่าใน Outlook มีดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1: เปิดตัวเลือกการจัดการข้อมูล

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook ขึ้นมา
2. คลิกที่แท็บ File (ไฟล์) ซึ่งมักจะอยู่มุมบนซ้ายสุด
3. จากนั้นเลือก Tools (เครื่องมือ) หรืออาจเป็น Options (ตัวเลือก) ขึ้นอยู่กับเวอร์ชั่นของ Outlook ที่คุณใช้งานอยู่
4. เลือก Account Settings (การตั้งค่าบัญชี) แล้วเลือก Account Settings… อีกครั้ง (มักจะมีไอคอนรูปเฟืองหรือเกียร์)
5. ในหน้าต่าง Account Settings ให้เลือกแท็บ Data Files (ไฟล์ข้อมูล)
6. เลือกบัญชีอีเมลที่คุณต้องการจัดการข้อมูล และคลิกปุ่ม Settings… (การตั้งค่า…)

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดการจัดเก็บข้อมูล

วิธีการนี้จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Outlook แต่หลักการโดยรวมจะคล้ายกัน:

• สำหรับ Outlook เวอร์ชันใหม่ๆ (เช่น 365): คุณอาจพบตัวเลือก “Archive” หรือ “จัดเก็บ” โดยตรงในเมนู โดยคุณสามารถเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดเก็บ กำหนดช่วงเวลา (เช่น อีเมลที่เก่ากว่า 6 เดือน) หรือ จำนวนอีเมลที่ต้องการจัดเก็บ ระบบจะสร้างไฟล์เก็บถาวร (.pst) ขึ้นมาแยกต่างหาก

• สำหรับ Outlook เวอร์ชันเก่า: คุณอาจต้องเลือก “AutoArchive Settings…” (การตั้งค่าการจัดเก็บอัตโนมัติ) จากนั้นตั้งค่าตามความต้องการ เช่น ความถี่ในการจัดเก็บ ระยะเวลาการเก็บรักษา และตำแหน่งที่ต้องการจัดเก็บไฟล์ เช่นเดียวกับวิธีแรก คุณสามารถกำหนดเงื่อนไขในการจัดเก็บ อีเมลที่เก่ากว่ากี่เดือน หรืออีเมลจำนวนเท่าไร

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบและยืนยัน

ตรวจสอบรายละเอียดการตั้งค่าให้ถูกต้อง ก่อนคลิกปุ่ม “OK” หรือ “ตกลง” เพื่อเริ่มกระบวนการจัดเก็บข้อมูล โปรแกรมจะทำการย้ายอีเมลที่ตรงตามเงื่อนไขไปยังไฟล์เก็บถาวร คุณสามารถเปิดไฟล์เก็บถาวรนี้ได้ทุกเมื่อที่ต้องการ โดยการเลือกเปิดไฟล์ .pst ใน Outlook

เคล็ดลับเพิ่มเติม:

• สร้างกฎการจัดเก็บอัตโนมัติ: เพื่อความสะดวก คุณสามารถตั้งค่ากฎการจัดเก็บอัตโนมัติ เพื่อให้ Outlook จัดการอีเมลเก่าๆ ให้คุณโดยอัตโนมัติเป็นประจำ
• ลบอีเมลที่ไม่จำเป็น: ก่อนจัดเก็บ ควรตรวจสอบและลบอีเมลที่ไม่จำเป็นออกไป เพื่อลดขนาดไฟล์เก็บถาวร และเพิ่มพื้นที่ว่างในกล่องจดหมาย
• ใช้โฟลเดอร์อย่างเป็นระบบ: การจัดระเบียบอีเมลด้วยโฟลเดอร์ต่างๆ จะช่วยให้คุณค้นหาและจัดการอีเมลได้ง่ายขึ้น

การจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และการจัดเก็บข้อมูลอีเมลเก่าใน Outlook เป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการ การสร้างนิสัยที่ดีในการจัดการอีเมลตั้งแต่ต้น จะช่วยให้คุณมีกล่องจดหมายที่เป็นระเบียบ และสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และง่ายดายยิ่งขึ้น