Vlookup ข้ามชีท ทํายังไง

VLOOKUP ข้ามชีท: เคล็ดลับและเทคนิคที่เหนือกว่าแค่การใส่ชื่อชีท

VLOOKUP เป็นฟังก์ชันยอดนิยมใน Excel ที่ช่วยให้เราค้นหาข้อมูลในตารางและดึงค่าที่เกี่ยวข้องกลับมาใช้งานได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อข้อมูลของเรากระจายอยู่หลายชีท การใช้ VLOOKUP ก็อาจทำให้หลายคนสับสนว่าจะต้องทำอย่างไร บทความนี้จะพาคุณไปเจาะลึก VLOOKUP ข้ามชีท ไม่ใช่แค่การใส่ชื่อชีท แต่รวมถึงเคล็ดลับและเทคนิคที่จะช่วยให้คุณใช้ VLOOKUP ได้อย่างมีประสิทธิภาพและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

พื้นฐานที่ต้องรู้: การอ้างอิงชีทใน VLOOKUP

อย่างที่ทราบกันดีว่าหัวใจสำคัญของการใช้ VLOOKUP ข้ามชีทคือการอ้างอิงไปยังช่วงข้อมูลในชีทอื่น รูปแบบการอ้างอิงง่ายๆ คือการใส่ชื่อชีทตามด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) หน้าช่วงข้อมูลที่เราต้องการค้นหา

=VLOOKUP(ค่าที่ต้องการค้นหา, ชื่อชีท!ช่วงข้อมูล, หมายเลขคอลัมน์ที่ต้องการ, [ช่วงค้นหา])

ตัวอย่าง:

สมมติว่าเรามี 2 ชีท คือ “รายชื่อสินค้า” และ “ราคาสินค้า” ในชีท “รายชื่อสินค้า” คอลัมน์ A มีรหัสสินค้า และเราต้องการดึงราคาสินค้าจากชีท “ราคาสินค้า” ซึ่งมีรหัสสินค้าในคอลัมน์ A และราคาสินค้าในคอลัมน์ B เราสามารถใช้สูตร VLOOKUP ดังนี้:

=VLOOKUP(A2, 'ราคาสินค้า'!A:B, 2, FALSE)

สูตรนี้จะค้นหารหัสสินค้าในเซลล์ A2 ของชีท “รายชื่อสินค้า” ในช่วง A:B ของชีท “ราคาสินค้า” และดึงค่าในคอลัมน์ที่ 2 (ซึ่งก็คือราคาสินค้า) กลับมา หากไม่พบรหัสสินค้า จะแสดงผลเป็น #N/A

เคล็ดลับและเทคนิคที่เหนือกว่า:

• การใช้ชื่อช่วง (Named Range): การตั้งชื่อช่วงข้อมูลในชีทอื่น ทำให้สูตร VLOOKUP อ่านง่ายและเข้าใจได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ หากช่วงข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง เพียงแค่แก้ไขชื่อช่วงที่ตั้งไว้ในชีทนั้น สูตร VLOOKUP ก็จะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

  • วิธีการตั้งชื่อช่วง: เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการตั้งชื่อ จากนั้นไปที่แท็บ “สูตร” (Formulas) แล้วคลิก “กำหนดชื่อ” (Define Name) ตั้งชื่อที่สื่อความหมาย เช่น “ราคา_สินค้า” และกำหนดช่วงข้อมูลที่ต้องการอ้างอิง

  • ตัวอย่างการใช้งาน:

    =VLOOKUP(A2, ราคา_สินค้า, 2, FALSE)

• การใช้ INDIRECT Function: หากชื่อชีทที่เราต้องการอ้างอิงมีการเปลี่ยนแปลง หรือถูกเก็บไว้ในเซลล์อื่น เราสามารถใช้ INDIRECT function เพื่อสร้างการอ้างอิงชีทแบบไดนามิก

  • ตัวอย่าง: สมมติว่าชื่อชีท “ราคาสินค้า” ถูกเก็บไว้ในเซลล์ B1 ในชีทปัจจุบัน เราสามารถใช้สูตร VLOOKUP ดังนี้:

    =VLOOKUP(A2, INDIRECT("'"&B1&"'!A:B"), 2, FALSE)

  • ข้อควรระวัง: การใช้ INDIRECT Function อาจทำให้ Excel ทำงานช้าลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากใช้กับสูตรที่ซับซ้อน

• การจัดการข้อผิดพลาด #N/A ด้วย IFERROR Function: เมื่อ VLOOKUP ไม่พบค่าที่ต้องการค้นหา จะแสดงผลเป็น #N/A ซึ่งอาจทำให้รายงานของเราดูไม่สวยงาม เราสามารถใช้ IFERROR function เพื่อจัดการข้อผิดพลาดนี้ โดยการกำหนดค่าที่จะแสดงผลแทน #N/A

  • ตัวอย่าง:

    =IFERROR(VLOOKUP(A2, 'ราคาสินค้า'!A:B, 2, FALSE), "ไม่พบข้อมูล")

    สูตรนี้จะแสดงผล “ไม่พบข้อมูล” แทน #N/A

• การใช้ MATCH Function เพื่อหาหมายเลขคอลัมน์: แทนที่จะระบุหมายเลขคอลัมน์ที่ต้องการดึงค่าแบบ Hardcode เราสามารถใช้ MATCH function เพื่อค้นหาหมายเลขคอลัมน์ที่ต้องการจากชื่อคอลัมน์ ซึ่งจะช่วยให้สูตร VLOOKUP ของเรามีความยืดหยุ่นมากขึ้น

  • ตัวอย่าง: สมมติว่าชื่อคอลัมน์ “ราคา” อยู่ในเซลล์ C1 ของชีท “ราคาสินค้า” เราสามารถใช้สูตร VLOOKUP ร่วมกับ MATCH ดังนี้:

    =VLOOKUP(A2, 'ราคาสินค้า'!A:Z, MATCH("ราคา", 'ราคาสินค้า'!1:1, 0), FALSE)

    สูตรนี้จะค้นหาคอลัมน์ที่มีชื่อว่า “ราคา” ในแถวที่ 1 ของชีท “ราคาสินค้า” และใช้หมายเลขคอลัมน์ที่ได้จาก MATCH เป็นอาร์กิวเมนต์ของ VLOOKUP

ข้อควรระวังในการใช้ VLOOKUP ข้ามชีท:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลในคอลัมน์แรกของช่วงข้อมูลที่จะค้นหาเป็น Unique: VLOOKUP จะหยุดค้นหาเมื่อพบค่าที่ตรงกันเป็นครั้งแรก ดังนั้นหากมีค่าซ้ำกัน จะได้ผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้อง
• ตรวจสอบ Format ของข้อมูล: หาก Format ของข้อมูลในคอลัมน์แรกของช่วงข้อมูลที่จะค้นหาไม่ตรงกับค่าที่ต้องการค้นหา VLOOKUP จะไม่สามารถหาค่าที่ตรงกันได้
• ระวังการเลื่อนของช่วงข้อมูล: เมื่อเพิ่มหรือลบแถวหรือคอลัมน์ในชีทที่อ้างอิง ช่วงข้อมูลที่ใช้ใน VLOOKUP อาจมีการเลื่อน ทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้อง ควรใช้ชื่อช่วง หรือการอ้างอิงแบบ Absolute ($) เพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าว

สรุป:

VLOOKUP ข้ามชีทเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับผู้ใช้งาน Excel ที่ต้องการจัดการข้อมูลที่ซับซ้อน การเข้าใจหลักการพื้นฐาน และการนำเคล็ดลับและเทคนิคที่กล่าวมาข้างต้นไปประยุกต์ใช้ จะช่วยให้คุณสามารถใช้ VLOOKUP ได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำ ทำให้การจัดการข้อมูลของคุณง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น อย่าลืมฝึกฝนและทดลองใช้ VLOOKUP กับข้อมูลจริง เพื่อให้เกิดความเข้าใจอย่างถ่องแท้และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่