Hoe bepaal ik mijn leasebudget?

Het ideale leasebudget voor je werknemers: een stappenplan

Als werkgever wil je je werknemers aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bieden, waaronder een aantrekkelijk leasebudget. Maar hoe bepaal je nu een passend budget dat zowel de behoeften van je werknemers als de financiële mogelijkheden van je bedrijf respecteert? Een vast bedrag noemen is lastig, want het ideale leasebudget is maatwerk. Volg dit stappenplan om tot een weloverwogen beslissing te komen:

1. Bepaal de functie en bijbehorende autoklasse:

Niet elke functie vereist dezelfde auto. Een vertegenwoordiger die veel kilometers maakt, heeft andere behoeften dan een binnendienstmedewerker die de auto sporadisch gebruikt. Definieer per functie een acceptabele autoklasse (bijvoorbeeld compact, middenklasse, of executive) en houd hierbij rekening met de representatieve functie van de auto.

2. Schat de jaarlijkse kilometrage:

Een realistische inschatting van de jaarlijkse kilometrage is cruciaal. Baseer dit op historische data, functieprofielen en geplande routes. Een hogere kilometrage resulteert in hogere leasekosten, dus een accurate schatting is essentieel.

3. Kies de gewenste looptijd:

De contractduur beïnvloedt de maandlasten. Een korter contract (bijvoorbeeld 2 of 3 jaar) leidt tot hogere maandlasten, maar biedt meer flexibiliteit. Een langer contract (4 of 5 jaar) resulteert in lagere maandlasten, maar minder flexibiliteit. Weeg de voor- en nadelen af en kies de looptijd die het beste past bij je bedrijfsbeleid.

4. Bepaal de inclusieve services:

Onderhoud, verzekering, wegenbelasting en brandstof: welke services wil je in het leasebudget opnemen? Een full operational lease neemt alle zorgen uit handen, maar is duurder. Een netto operational lease geeft meer controle over de kosten, maar vereist meer administratie. Overweeg ook de optie van een tankpas en de bijbehorende voorwaarden.

5. Stel een bandbreedte in plaats van een vast bedrag:

In plaats van een vast bedrag per medewerker te bepalen, is het vaak praktischer om een bandbreedte per functiegroep in te stellen. Dit geeft medewerkers de mogelijkheid om binnen bepaalde grenzen zelf een auto te kiezen die past bij hun persoonlijke voorkeuren, terwijl de kosten voorspelbaar blijven.

6. Communiceer transparant:

Leg aan je medewerkers duidelijk uit hoe het leasebudget is opgebouwd en welke factoren hierin meespelen. Transparantie voorkomt misverstanden en zorgt voor tevredenheid.

7. Evalueer en optimaliseer:

Evalueer periodiek het leasebeleid en de bijbehorende budgetten. Veranderen de behoeften van je bedrijf of je medewerkers? Zijn er nieuwe leasevormen beschikbaar? Door regelmatig te evalueren en bij te sturen, zorg je ervoor dat je leasebeleid optimaal blijft aansluiten bij de wensen van je bedrijf en je medewerkers.

Door deze stappen te volgen, creëer je een leasebudget dat zowel aantrekkelijk is voor je werknemers als financieel verantwoord voor je bedrijf. Houd daarbij altijd rekening met de specifieke omstandigheden van je organisatie en de individuele behoeften van je medewerkers.