Is kilometerregistratie verplicht?

Kilometerregistratie: Verplicht bij zakelijk autogebruik zonder bijtelling?

De vraag of kilometerregistratie verplicht is, hangt sterk af van de situatie. Voor zakelijke rijders die geen privé-bijtelling betalen, is het antwoord een volmondig ja. De Belastingdienst eist in dit geval een nauwkeurige registratie van alle gereden kilometers. Dit is cruciaal om misbruik te voorkomen en de rechtmatigheid van de aftrek van zakelijke autokosten te garanderen.

Het ontbreken van een goede kilometerregistratie kan leiden tot aanzienlijke problemen bij een belastingcontrole. De fiscus kan in dat geval besluiten dat u wél privé-gebruik maakt van de auto, ook al verklaart u het tegendeel. Dit resulteert dan in een naheffing, inclusief boetes en rente.

De Verklaring Geen Privé-Gebruik: Onvoldoende zonder kilometerregistratie

Een zogenaamde “Verklaring Geen Privé-Gebruik” is een veelvoorkomend document, maar het is geen vrijbrief om kilometerregistratie achterwege te laten. Deze verklaring geeft aan dat de auto voornamelijk zakelijk wordt gebruikt, maar bewijst niet het gehele gebruik. De Belastingdienst beschouwt deze verklaring als een eerste stap, maar verwacht een gedegen onderbouwing in de vorm van een nauwkeurige kilometerregistratie. Zonder deze registratie wordt de betrouwbaarheid van de verklaring ernstig in twijfel getrokken.

De grens van 500 kilometer privégebruik:

De vaak genoemde grens van 500 kilometer privégebruik per jaar is een richtlijn, geen harde regel. Het is namelijk mogelijk om binnen die 500 kilometer te blijven en toch een correcte kilometerregistratie te moeten voeren. De Belastingdienst beoordeelt de situatie altijd op basis van de feiten en omstandigheden. Een consistente registratie vergroot de kans dat u bij een controle geen problemen ondervindt, zelfs als u incidenteel privé kilometers maakt. Het is immers aan u om aan te tonen dat u binnen de redelijke grenzen van toegestaan privégebruik blijft.

Hoe registreert u uw kilometers correct?

Er zijn diverse manieren om uw kilometers te registreren. U kunt dit handmatig doen in een logboek, maar er zijn ook diverse apps en softwarepakketten beschikbaar die dit proces vereenvoudigen. Belangrijk is dat de registratie:

• Compleet: Alle kilometers, zowel zakelijk als privé, worden geregistreerd.
• Nauwkeurig: Datum, begin- en eindpunt, en de reden van de rit worden vermeld.
• Bewaard: De registratie wordt zorgvuldig bewaard, bijvoorbeeld gedigitaliseerd of in een fysiek archief.

Kortom: Bij zakelijk autogebruik zonder privé-bijtelling is een nauwkeurige kilometerregistratie niet alleen aan te raden, maar verplicht om onnodige problemen met de Belastingdienst te voorkomen. De Verklaring Geen Privé-Gebruik is slechts een onderdeel van de vereiste administratie. Een goede kilometerregistratie is het bewijsmateriaal dat uw verklaring ondersteunt.