Wie is verantwoordelijk voor geen privégebruik van een auto?

Privégebruik auto van de zaak: Wie draagt de verantwoordelijkheid?

De fiscale regels rondom het privégebruik van een auto van de zaak zijn complex. Veel werknemers en werkgevers worstelen met de vraag: wie is uiteindelijk verantwoordelijk voor het aantonen dat het privégebruik binnen de toegestane limiet blijft? Het korte antwoord is: de werknemer.

De wetgeving stelt niet expliciet dat de werknemer verantwoordelijk is, maar legt wel de plicht bij hem of haar om aan te tonen dat het privégebruik van de auto beperkt blijft tot een vooraf bepaald aantal kilometers per jaar. In dit specifieke geval gaat het om een maximum van 500 kilometer. De werkgever vertrouwt op de goede trouw van de werknemer en eist daarom een verklaring.

Deze verklaring is essentieel. Zonder een dergelijke schriftelijke verklaring, waarin de werknemer verklaart dat het privégebruik niet boven de 500 kilometer per jaar uitkomt, kan de werkgever de bijtelling voor privégebruik niet vermijden. De fiscus houdt de werkgever dan aansprakelijk voor de verschuldigde bijtelling, ongeacht of de werknemer daadwerkelijk meer kilometers privé heeft gereden. De werkgever kan de kosten vervolgens wellicht op de werknemer verhalen.

De verantwoordelijkheid in detail:

• Werkgever: De werkgever heeft de taak om een duidelijk beleid te formuleren omtrent het privégebruik van auto’s van de zaak, inclusief de limiet en de procedure voor het indienen van de verklaring. Hij moet de werknemer informeren over de fiscale consequenties van overschrijding van de limiet en de noodzaak van de verklaring. Daarnaast is de werkgever verantwoordelijk voor het bewaren van deze verklaringen voor eventuele controles door de Belastingdienst.

• Werknemer: De werknemer is verantwoordelijk voor het nauwkeurig bijhouden van het privégebruik van de auto. Hij dient de werkgever een eerlijke en correcte verklaring te overleggen, waarin hij verklaart dat het privégebruik binnen de toegestane 500 kilometer per jaar blijft. Valse verklaringen hebben zware fiscale consequenties. Het is raadzaam om de kilometerregistratie zorgvuldig bij te houden, bijvoorbeeld met een kilometerteller-app of een logboek.

Conclusie:

Hoewel de werkgever een rol speelt in het vaststellen van het beleid en het bewaren van de documentatie, rust de primaire verantwoordelijkheid voor het aantonen van het beperkte privégebruik bij de werknemer. Een heldere communicatie tussen werkgever en werknemer is essentieel om misverstanden en fiscale problemen te voorkomen. Bij twijfel is het raadzaam om zowel de werkgever als een belastingadviseur te raadplegen.