Wat boek je op algemene kosten?

De mysterieuze wereld van Algemene Kosten: Wat valt er wel en niet onder?

Algemene kosten. De term klinkt misschien saai, maar deze post is essentieel voor een gezonde financiële administratie. Veel ondernemers worstelen met de vraag: wat boek ik nou eigenlijk precies onder algemene kosten? Het is een verzamelput voor uitgaven die niet direct aan een specifiek product, project of dienst te linken zijn. Maar juist daarom is het zo belangrijk om deze categorie goed te begrijpen en te beheren.

De bovenstaande definitie – kantoorhuur, verzekeringen en kantoorbenodigdheden – is een goed beginpunt, maar schiet tekort in het volledig belichten van de complexiteit. Laten we eens dieper duiken in wat wel en niet onder algemene kosten valt:

Wat valt er WEL onder algemene kosten?

• Huur en nutsvoorzieningen: Dit omvat niet alleen kantoorruimte, maar ook eventuele opslagruimtes, magazijnen of andere bedrijfslocaties. Verder vallen hier de kosten voor gas, water, elektriciteit en internet onder.
• Verzekeringen: Alle verzekeringen die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering, zoals aansprakelijkheidsverzekeringen, brandverzekeringen en rechtsbijstandverzekeringen.
• Kantoorbenodigdheden: Papier, pennen, enveloppen, printers, toners, etc. Ook softwarelicenties (als ze niet direct aan een specifiek project gekoppeld zijn) kunnen hierin vallen.
• Salarissen en sociale lasten van administratief personeel: Indien een medewerker zich hoofdzakelijk bezighoudt met algemene administratieve taken die niet direct aan een project verbonden zijn, vallen zijn of haar salaris en sociale lasten onder algemene kosten.
• Reiskosten van algemeen karakter: Denk aan reiskosten voor vergaderingen of opleidingen die niet direct verband houden met een specifiek project.
• Marketing en reclame (algemeen): Breed georiënteerde marketingcampagnes die niet gericht zijn op één specifiek product of dienst.
• Bankkosten: Kosten voor het onderhouden van een zakelijke rekening.
• Onderhoud en reparatie van algemeen materieel: Kosten voor onderhoud en reparatie van apparatuur die gebruikt wordt door verschillende afdelingen of voor algemene bedrijfsdoeleinden.
• Abonnementen: Abonnementen op software, tijdschriften of andere diensten die voor de algemene bedrijfsvoering noodzakelijk zijn.

Wat valt er NIET onder algemene kosten?

Het is cruciaal om te onderscheiden welke kosten niet onder algemene kosten vallen. Deze moeten elders worden geboekt om een nauwkeurig financieel overzicht te krijgen:

• Direct aan een product of project gerelateerde kosten: Materialen, arbeidskosten en andere uitgaven die direct verbonden zijn aan een specifiek product of project, moeten worden geboekt onder de kosten van dat project.
• Marketingkosten gerelateerd aan specifieke producten: Campagnes gericht op de verkoop van een bepaald product horen onder de marketingkosten van dat product te vallen.
• Salarissen en sociale lasten van projectmedewerkers: De kosten voor medewerkers die specifiek aan projecten werken, moeten worden toegerekend aan die projecten.
• Reiskosten direct gerelateerd aan een project: Reiskosten die gemaakt worden voor een specifieke klus of project, vallen onder de kosten van dat project.

Conclusie:

Het juist boeken van algemene kosten is van essentieel belang voor een betrouwbaar financieel overzicht. Door een scherp onderscheid te maken tussen algemene en projectgerelateerde kosten, krijgt u een beter inzicht in de winstgevendheid van uw bedrijf en de efficiëntie van uw processen. Twijfelt u over de juiste categorisering? Raadpleeg dan een accountant of boekhouder voor deskundig advies.