Hoe spreek je een hoogleraar aan in een mail?

De Kunst van het E-mailen naar een Hoogleraar: Respectvol en Effectief

Een e-mail sturen naar een hoogleraar kan best spannend zijn. Het is immers een communicatievorm met iemand met aanzienlijke academische expertise en een drukke agenda. Een goede eerste indruk is cruciaal, en dat begint met de juiste aanhef. Hoewel de klassieke formule “Hooggeleerde heer/vrouwe” misschien wat stoffig aanvoelt, zijn er wel degelijk manieren om respectvol en professioneel te communiceren.

Het is begrijpelijk dat je je afvraagt wat de meest gepaste manier is om een e-mail te beginnen. De suggestie om “De hooggeleerde heer/vrouwe [voorletters achternaam] Hooggeleerde heer/vrouwe,:” te gebruiken is, laten we eerlijk zijn, enigszins overdreven. Hoewel het zeker respect toont, kan het ook onnodig omslachtig overkomen in de moderne communicatie.

Dus, hoe pak je het dan wél aan?

Het is belangrijk te onthouden dat de juiste aanhef een balans zoekt tussen formaliteit en vriendelijkheid. Hier zijn enkele opties, gerangschikt van meest formeel naar iets minder formeel, maar nog steeds professioneel:

• Optie 1 (Formeel, maar modern): “Geachte heer/mevrouw [Achternaam],”

  Dit is een veilige en respectvolle keuze, ongeacht de exacte context. Het gebruikt de generieke aanspreektitel “heer/mevrouw” in combinatie met de achternaam van de hoogleraar.

• Optie 2 (Indien bekend): “Geachte professor [Achternaam],”

  Als je weet dat de hoogleraar de titel “professor” draagt (en dat kun je meestal vinden op de website van de universiteit), is dit een nog specifiekere en wellicht iets meer persoonlijke optie. Dit benadrukt hun academische titel.

• Optie 3 (Indien je de hoogleraar al kent): “Beste professor [Achternaam],” / “Beste heer/mevrouw [Achternaam],”

  Als je al eerder contact hebt gehad met de hoogleraar, bijvoorbeeld tijdens een college, kan “Beste” een meer ontspannen, maar nog steeds respectvolle benadering zijn.

Waarom “Hooggeleerde” meestal niet de beste keuze is:

Hoewel de titel “Hooggeleerde” formeel correct is, wordt het in de praktijk steeds minder gebruikt in de directe communicatie. Het kan onnodig afstandelijk overkomen. Vaak wordt deze titel wel gebruikt in officiële publicaties of academische contexten, maar zelden in een e-mail.

Belangrijk om te onthouden:

• Spelling: Zorg er ALTIJD voor dat je de naam en titel van de hoogleraar correct spelt. Een spelfout hier is een slechte start.
• Context: De beste aanhef kan afhangen van de context van je e-mail. Is het een eerste contact? Gaat het om een formele aanvraag? Of is het een vervolg op een eerder gesprek?
• Eindig respectvol: Sluit je e-mail af met een respectvolle groet, zoals “Met vriendelijke groet,” of “Hoogachtend,”.
• Helderheid en Kernachtigheid: Zorg ervoor dat je e-mail verder helder, to-the-point en professioneel is geschreven. Leg duidelijk uit waarom je contact opneemt en wat je van de hoogleraar verwacht.

Door de juiste aanhef te kiezen en je e-mail verder professioneel te schrijven, toon je respect voor de hoogleraar en vergroot je de kans op een positieve reactie. Succes!