Hoe kan ik de indexering doorgeven aan mijn huurder?

Huurprijsindexering: Hoe communiceert u dit correct met uw huurder?

Elk jaar hebben verhuurders in Nederland de mogelijkheid om de huurprijs van hun woning te indexeren. Dit betekent dat de huurprijs aangepast wordt aan de gestegen kosten van levensonderhoud. Echter, deze indexering gebeurt niet automatisch. Als verhuurder is het cruciaal dat u de juiste stappen volgt en uw huurder op de correcte manier informeert, om onnodige conflicten te voorkomen.

Een veelgemaakte misvatting is dat de huurprijs automatisch wordt geïndexeerd op de jaarlijkse vervaldatum van het huurcontract. Dit is pertinent onjuist. U, als verhuurder, draagt de verantwoordelijkheid om de indexering schriftelijk aan uw huurder door te geven. Dit betekent dat een telefoongesprek of een mondelinge mededeling onvoldoende is. Een brief, e-mail of ander schriftelijk document is vereist, zodat u bewijs heeft van de communicatie.

Het cruciale moment: Vanaf wanneer mag u de indexering aankondigen?

U mag de melding van de huurprijsindexering pas versturen vanaf de jaarlijkse vervaldatum van het huurcontract. Dit is de datum waarop de huurder de woning in gebruik nam. Stel, de huurder is de woning op 15 maart 2023 gaan bewonen. Dan mag u pas vanaf 15 maart 2024 de melding van de indexering versturen, ook al is de officiële indexering misschien al eerder bekend.

Wat moet er in de schriftelijke mededeling staan?

Een duidelijke en complete schriftelijke mededeling is essentieel. Zorg ervoor dat de volgende elementen in de brief of e-mail staan:

• De datum van de brief/e-mail: Dit is belangrijk voor de documentatie.
• De huidige huurprijs: Vermeld duidelijk de actuele huurprijs voordat de indexering wordt toegepast.
• De nieuwe huurprijs: Vermeld het exacte bedrag van de nieuwe huurprijs na indexering.
• De ingangsdatum van de nieuwe huurprijs: Maak duidelijk vanaf welke datum de nieuwe huurprijs geldt. Dit is vaak de datum van de jaarlijkse vervaldatum van het huurcontract, maar kan in overleg anders zijn.
• De berekening van de indexering: Transparantie is belangrijk. Leg uit hoe de nieuwe huurprijs is berekend op basis van de indexeringsformule en de relevante indexcijfers (doorgaans gepubliceerd door het CBS). Vermeld hierbij de bron van de indexcijfers.
• Een verwijzing naar het huurcontract: Verwijs naar de relevante clausule in het huurcontract die betrekking heeft op de huurprijsindexering.
• Uw contactgegevens: Geef uw contactgegevens door, zodat de huurder contact met u kan opnemen in geval van vragen.

Voorkom onnodige conflicten:

Door de huurder tijdig en correct te informeren over de huurprijsindexering, kunt u onnodige conflicten voorkomen. Een heldere communicatie en een transparante berekening van de nieuwe huurprijs dragen bij aan een goede verstandhouding met uw huurder. Indien u twijfelt over de juiste procedure, is het raadzaam om juridisch advies in te winnen of contact op te nemen met een belangenorganisatie voor verhuurders.