Wat is een afstandsverklaring in de bouw?

De afstandsverklaring in de bouw: voorkom schijn van voorkeursbehandeling

In de wereld van aanbestedingen in de bouwsector is transparantie en gelijke kansen voor alle deelnemers cruciaal. Om te voorkomen dat de selectie van een bouwonderneming wordt beïnvloed door schijn van voorkeursbehandeling, wordt vaak gebruik gemaakt van een afstandsverklaring. Maar wat houdt zo’n verklaring precies in?

Een afstandsverklaring in de bouw is een formeel document waarin een bedrijf, dat is uitgenodigd om deel te nemen aan een bouwteam of een vroegtijdige ontwerp- en planningsfase, verklaart afstand te doen van enig recht op de uiteindelijke toewijzing van de bouwopdracht. Met andere woorden: deelname aan de voorbereidende fase garandeert niet dat het bedrijf de opdracht zal krijgen.

Waarom is een afstandsverklaring nodig?

Het inschakelen van potentiële bouwondernemingen in een vroeg stadium van een bouwproject biedt diverse voordelen. Het bouwteam kan profiteren van de expertise en ervaring van verschillende partijen, waardoor een beter en efficiënter ontwerp en planning mogelijk wordt. Echter, zonder een afstandsverklaring zou dit kunnen leiden tot de indruk van voorkeursbehandeling. Een bouwonderneming die intensief betrokken is geweest bij de voorbereidingen, lijkt immers een grotere kans te maken op de definitieve opdracht.

Dit kan leiden tot:

• Bezwaren van andere bedrijven: Concurrerende bedrijven kunnen de aanbestedingsprocedure aanvechten, met vertragingen en extra kosten tot gevolg.
• Verlies van vertrouwen: De integriteit van het aanbestedingsproces kan in twijfel worden getrokken, wat schadelijk is voor de reputatie van de opdrachtgever.
• Juridische problemen: In het ergste geval kan de opdrachtgever juridisch aansprakelijk worden gesteld.

Door het laten ondertekenen van een afstandsverklaring wordt dit risico aanzienlijk verkleind. De verklaring maakt duidelijk dat de deelname aan het bouwteam puur voor advies en kennisdeling is, en geen garantie biedt op de definitieve opdracht. De selectie van de aannemer vindt vervolgens plaats op basis van objectieve criteria, zoals prijs, kwaliteit en ervaring, zoals vastgelegd in het aanbestedingsdocument.

Wat staat er in een afstandsverklaring?

Een typische afstandsverklaring bevat tenminste de volgende elementen:

• Identiteitsgegevens van het bedrijf: Naam, adres en KvK-nummer.
• Duidelijke formulering van de afstand: Een ondubbelzinnige verklaring dat deelname aan het bouwteam geen recht geeft op de uiteindelijke opdracht.
• Vermelding van het project: De naam en locatie van het bouwproject.
• Datum en handtekening: De datum van ondertekening en de handtekening van een bevoegd vertegenwoordiger van het bedrijf.

Een goed opgestelde afstandsverklaring draagt bij aan een transparant en eerlijk aanbestedingsproces, waarbij alle bedrijven een gelijke kans krijgen. Het is een essentieel instrument om juridische problemen en reputatieschade te voorkomen. Het gebruik ervan is dus sterk aan te raden voor opdrachtgevers in de bouwsector.