Hoe sluit je een mailtje af?

Hoe sluit je een e-mail professioneel af? Een gids voor de perfecte punt op de “i”

Het schrijven van een goede e-mail is meer dan alleen het formuleren van een duidelijke boodschap. De afsluiting, vaak onderschat, is minstens zo belangrijk. Het is de laatste indruk die je achterlaat en kan de toon van je bericht nogmaals benadrukken. Maar hoe kies je de juiste afsluiting? Deze gids helpt je op weg.

De veilige haven: “Met vriendelijke groeten”

“Met vriendelijke groeten” is een klassieker en, laten we eerlijk zijn, vaak de meest veilige optie. Het is professioneel, vriendelijk en breed inzetbaar. Of je nu communiceert met een collega, een klant, of zelfs een potentiële werkgever, deze afsluiting zal zelden misplaatst zijn. Het straalt respect en beleefdheid uit, zonder te formeel of informeel over te komen.

Wanneer “Hoogachtend” achterhaald is:

Vroeger was “Hoogachtend” de ultieme manier om een brief of e-mail af te sluiten in een formele context. Denk aan officiële correspondentie met overheidsinstanties of brieven naar hooggeplaatste personen. Tegenwoordig klinkt deze afsluiting echter vaak ouderwets en afstandelijk. Het kan de indruk wekken dat je geforceerd formeel wilt zijn, wat in de moderne communicatie als onnatuurlijk kan worden ervaren.

Uitzonderingen bevestigen de regel:

Er zijn nog steeds situaties waarin “Hoogachtend” wel degelijk gepast is. Denk bijvoorbeeld aan de juridische sector, waar formaliteit en respect voor de hiërarchie van groot belang zijn. Ook in sommige overheidscommunicatie kan “Hoogachtend” nog steeds de norm zijn. Het is dus belangrijk om de context en de gevestigde gebruiken van de organisatie of branche in acht te nemen.

Alternatieven voor de moderne professional:

Naast “Met vriendelijke groeten” zijn er nog tal van andere opties, afhankelijk van de relatie met de ontvanger en de toon van je e-mail:

• “Met vriendelijke groet,” (let op de komma) – iets minder formeel dan “Met vriendelijke groeten”
• “Vriendelijke groet,” – nog iets informeler, geschikt voor interne communicatie of wanneer je de ontvanger al beter kent.
• “Groeten,” – een korte en bondige afsluiting voor directe collega’s.
• “Met hartelijke groet,” – een warme en persoonlijke afsluiting, geschikt voor goede bekenden.
• “Met de beste wensen,” – ideaal rond feestdagen of verjaardagen.

De persoonlijke touch:

Soms kun je de afsluiting nog persoonlijker maken door deze aan te passen aan de inhoud van je e-mail. Bijvoorbeeld:

• “Alvast bedankt,” (wanneer je een gunst vraagt)
• “Ik kijk uit naar onze volgende ontmoeting,” (na een prettig gesprek)
• “Nogmaals mijn excuses,” (na een gemaakte fout)

Conclusie:

De perfecte e-mailafsluiting is afhankelijk van de context, de relatie met de ontvanger en de gewenste toon. “Met vriendelijke groeten” blijft een veilige en gangbare optie voor de meeste situaties. “Hoogachtend” is in de meeste gevallen te vermijden, tenzij de situatie expliciet om een zeer formele afsluiting vraagt. Experimenteer met andere opties en kies de afsluiting die het beste past bij jouw persoonlijke stijl en de boodschap die je wilt overbrengen. Zo zorg je ervoor dat je e-mail niet alleen informatief is, maar ook een professionele en positieve indruk achterlaat.