Hoe kan ik mails bundelen?

E-mails bundelen: efficiënt werken met je inbox

Een overvolle inbox is de nachtmerrie van menig professional. Het kost tijd om tussen tientallen, zo niet honderden, e-mails te zoeken naar die ene belangrijke boodschap. Een efficiënte manier om dit probleem aan te pakken is door e-mails te bundelen. Dit zorgt voor een overzichtelijker inbox en bespaart je tijd. Maar hoe doe je dat precies? Het hangt vooral af van de e-mailclient die je gebruikt, maar de basisprincipes blijven gelijk.

Meerdere e-mails selecteren:

De meest fundamentele stap is het selecteren van de e-mails die je wilt bundelen. De meeste e-mailclients bieden hiervoor twee hoofdmethoden:

• Individuele selectie: Klik op de eerste e-mail die je wilt selecteren. Houd vervolgens de Ctrl-toets (of de Cmd-toets op een Mac) ingedrukt en klik op alle andere e-mails die je wilt toevoegen aan de selectie. Deze methode is ideaal voor het selecteren van niet-aangrenzende e-mails.

• Selectie van een bereik: Klik op de eerste e-mail in de aaneengesloten reeks die je wilt selecteren. Houd vervolgens de Shift-toets ingedrukt en klik op de laatste e-mail in die reeks. Alle e-mails tussen de eerste en de laatste geselecteerde e-mail worden automatisch geselecteerd. Dit is de snelste methode voor het selecteren van een aaneengesloten blok e-mails.

Wat kun je doen met geselecteerde e-mails?

Nadat je de gewenste e-mails hebt geselecteerd, zijn er verschillende acties die je kunt uitvoeren, afhankelijk van je e-mailclient:

• Verwijderen: Een snelle manier om je inbox op te ruimen.
• Archiveren: Bewaar de e-mails buiten je inbox, maar houd ze wel toegankelijk. Dit is ideaal voor e-mails die je voor later wilt bewaren, maar niet in je inbox wilt laten staan.
• Markeren als gelezen/ongelezen: Handig voor het beheren van je inbox en het prioriteren van belangrijke berichten.
• Verplaatsen naar een map: Organiseer je inbox door e-mails naar relevante mappen te verplaatsen. Dit kan per onderwerp, project of afzender.
• Labelen: Sommige e-mailclients ondersteunen labels, waarmee je meerdere labels aan een e-mail kunt toevoegen voor extra organisatie.
• Doorsturen: Stuur de geselecteerde e-mails door naar een andere persoon of adres.
• Afdrukken: Print een selectie van e-mails uit.

Tips voor efficiënter werken:

• Gebruik zoekfuncties: Voordat je begint met selecteren, gebruik de zoekfunctie van je e-mailclient om specifieke e-mails te vinden.
• Maak gebruik van filters: Configureer filters om inkomende e-mails automatisch te sorteren en te verplaatsen naar specifieke mappen. Dit voorkomt dat je inbox overvol raakt.
• Regelmatige opruiming: Maak het een gewoonte om je inbox regelmatig op te ruimen. Een dagelijkse of wekelijkse opruiming voorkomt een grote berg e-mails die je moet verwerken.

Door deze tips en technieken te gebruiken, kun je je e-mails efficiënt bundelen en je inbox overzichtelijk houden, wat je productiviteit ten goede komt. Onthoud dat de exacte stappen voor het selecteren en bundelen van e-mails licht kunnen verschillen afhankelijk van je e-mailprovider en -client. Raadpleeg bij twijfel de helpfunctie van jouw e-mailprogramma.