Hoe maak ik een automatisch antwoord met handtekening in Outlook?

Weg van Kantoor? Stel een Automatisch Antwoord met Persoonlijke Touch in Outlook in!

Ben je op vakantie, ziek of simpelweg tijdelijk niet bereikbaar? Dan is het cruciaal om je contacten daarvan op de hoogte te stellen. Een automatisch antwoord in Outlook is de perfecte oplossing. Maar waarom zou je je beperken tot een standaard melding? Met een persoonlijke handtekening geef je je afwezigheid een professionele en persoonlijke touch. Hier leggen we uit hoe je dat in Outlook voor elkaar krijgt:

Stap 1: Automatische Antwoorden Configureren

De basis voor je afwezigheidsmelding leg je onder het tabblad Bestand. Klik hier en kies vervolgens voor Automatische antwoorden. Je ziet nu een venster met de instellingen voor je automatische antwoorden.

• Automatische antwoorden verzenden: Schakel deze optie in om de functie te activeren.
• Alleen verzenden gedurende dit tijdsbestek: Ideaal! Hier definieer je de begin- en einddatum en -tijd van je afwezigheid. Outlook zal automatisch stoppen met het verzenden van de automatische antwoorden na de einddatum.
• Binnen mijn organisatie: Hier typ je het bericht dat intern (binnen je eigen bedrijf) naar afzenders verstuurd zal worden.
• Buiten mijn organisatie: Schakel deze optie in als je ook een bericht wilt versturen naar mensen buiten je organisatie. Je kunt hier aangeven of je het bericht naar alle externe afzenders wilt sturen, of alleen naar je contactpersonen. Let op privacy!

Stap 2: Creëer je Persoonlijke Handtekening

Nu komt het leuke gedeelte: het ontwerpen van je handtekening! Deze ga je later aan je automatische antwoorden koppelen.

• Ga in Outlook naar Bestand en klik vervolgens op Opties.
• In het venster Outlook-opties, selecteer je E-mail.
• Klik onder het gedeelte “Opstellen” op de knop Handtekeningen…

Je ziet nu het venster “Handtekeningen en briefpapier”.

• Nieuw: Klik op deze knop om een nieuwe handtekening te creëren. Geef de handtekening een duidelijke naam, bijvoorbeeld “Afwezigheid Handtekening”.
• Bewerken handtekening: In het grote witte vlak kun je nu je handtekening vormgeven. Gebruik de opmaakopties om de tekst te bewerken, lettertypes aan te passen, en zelfs een logo of afbeelding toe te voegen. Zorg ervoor dat de handtekening professioneel oogt en past bij je huisstijl. Denk aan je naam, functie, contactgegevens (indien relevant), en eventueel een link naar je LinkedIn profiel.

Stap 3: Handtekening Koppelen aan je Automatische Antwoorden

Nu je zowel je automatische antwoorden als je persoonlijke handtekening hebt gemaakt, is het tijd om ze samen te voegen!

• Ga terug naar het venster “Automatische antwoorden” (Bestand > Automatische antwoorden).
• Klik in de tekstvakken “Binnen mijn organisatie” en “Buiten mijn organisatie”.
• Verwijder de standaardinhoud (indien aanwezig).
• Type hier je afwezigheidsbericht. Wees duidelijk over je afwezigheid, de reden (indien je dat wilt delen), en wanneer je weer bereikbaar bent.
• Klik in beide tekstvakken (binnen en buiten de organisatie) op de knop Handtekening (deze bevindt zich meestal in de werkbalk boven het tekstvak).
• Selecteer de handtekening die je eerder hebt gemaakt (“Afwezigheid Handtekening”).

Voorbeeld Automatisch Antwoord (met handtekening):

Bedankt voor uw bericht. Ik ben afwezig van [Begin Datum] tot en met [Eind Datum] wegens [Reden, optioneel]. Ik zal uw e-mail lezen en beantwoorden bij terugkomst.

Met vriendelijke groet,

[Je Afwezigheid Handtekening]

Belangrijke Tips:

• Test, test, test! Stuur een test-e-mail naar jezelf (of een collega) om te controleren of je automatische antwoord en handtekening correct worden weergegeven.
• Vergeet je mobiele Outlook app niet! Controleer of je de automatische antwoorden ook daar hebt ingesteld.
• Maak het persoonlijk, maar professioneel: Gebruik een vriendelijke toon, maar houd het zakelijk.
• Wees specifiek: Geef duidelijk aan wanneer je weer bereikbaar bent.
• Denk aan de privacy: Wees voorzichtig met het delen van gevoelige informatie in je automatische antwoord, zeker als je het ook naar externe afzenders stuurt.

Door deze stappen te volgen, kun je met een gerust hart afwezig zijn, wetende dat je contacten op de hoogte zijn en je een professionele indruk achterlaat, zelfs als je niet aan het werk bent!