Hoe maak ik een invuldocument?

Een professioneel invuldocument maken: van leeg scherm tot voltooide formulier

Een invuldocument, of formulier, is onmisbaar voor het efficiënt verzamelen van informatie. Of het nu gaat om een aanvraagformulier, een enquête of een beoordelingsformulier, een goed ontworpen document bespaart tijd en voorkomt fouten. Gelukkig is het creëren van een professioneel invuldocument tegenwoordig eenvoudig dankzij online tools zoals Microsoft Forms. In dit artikel laten we zien hoe je in een handomdraai een perfect formulier maakt, zonder ingewikkelde software of design skills.

Stap 1: Beginnen in Microsoft Forms

De snelste weg naar jouw eigen invuldocument begint op forms.office.com. Hier vind je een overzichtelijke interface. Klik op ‘Nieuw formulier’ om een standaard formulier te maken, of op ‘Nieuwe toets’ als je een formulier met beoordeling wilt creëren (bijvoorbeeld een test of quiz).

Stap 2: Een aantrekkelijke titel en thema kiezen

Geef je formulier een duidelijke en pakkende titel. Dit is het eerste wat respondenten zien en het moet direct de inhoud en het doel van het formulier weergeven. Microsoft Forms biedt ook verschillende thema’s aan. Kies een thema dat past bij de context van je formulier. Een professioneel thema is vaak de beste keuze voor officiële documenten, terwijl een speelser thema geschikt kan zijn voor enquêtes of feedbackformulieren. De opmaak is belangrijk voor de gebruikerservaring; een aantrekkelijk formulier verhoogt de kans op volledige invulling.

Stap 3: Vragen toevoegen: de kern van je formulier

Dit is de belangrijkste stap. Klik op ‘Nieuwe toevoegen’ om een nieuwe vraag aan je formulier toe te voegen. Microsoft Forms biedt diverse vraagtypen aan, waaronder:

• Tekst: Voor open antwoorden, geschikt voor meningen, uitleg of beschrijvingen.
• Keuzevakjes: Voor meerkeuzevragen, waarbij meerdere antwoorden mogelijk zijn.
• Keuzelijst: Voor meerkeuzevragen, waarbij maar één antwoord mogelijk is.
• Rangschikking: Om respondenten items te laten rangschikken van belangrijk naar minder belangrijk.
• Beoordeling: Voor het geven van cijfers of scores.
• Datum: Voor het invoeren van data.

Kies het vraagtype dat het beste past bij de informatie die je wilt verzamelen. Formuleer je vragen helder en bondig, vermijd jargon en dubbelzinnige formuleringen. Bij elk vraagtype kun je extra opties instellen, zoals verplichte velden (respondenten moeten deze invullen) en hulptekst voor extra uitleg.

Stap 4: Je formulier testen en verfijnen

Voordat je het formulier deelt, is het aan te raden om het zelf te testen. Vul het formulier in vanuit het perspectief van de respondent. Controleer of alle vragen duidelijk zijn, of de vraagtypen correct zijn en of de navigatie soepel verloopt. Pas indien nodig de vragen of de opmaak aan.

Stap 5: Delen en resultaten verzamelen

Zodra je tevreden bent met je formulier, kun je het delen via een link, een QR-code of door het te integreren in andere Microsoft-applicaties. Microsoft Forms biedt een handig overzicht van de verzamelde antwoorden, zodat je de resultaten eenvoudig kunt analyseren.

Met deze vijf stappen creëer je in een mum van tijd een professioneel en effectief invuldocument met Microsoft Forms. Het is een gebruiksvriendelijke tool die je veel tijd en moeite bespaart bij het verzamelen van belangrijke informatie.