Hoe maak ik een teamsvergadering aan?

Snel en makkelijk: Een Teams-vergadering starten in een handomdraai

Microsoft Teams is onmisbaar geworden voor veel professionals. Maar hoe start je eigenlijk snel en efficiënt een vergadering? Er zijn verschillende manieren, afhankelijk van of je een geplande of een spontane meeting wilt organiseren. Laten we eens kijken naar de snelste methode voor een onverwachte Teams-sessie.

De snelle route: direct vergaderen vanuit de chat

Voor snelle, ad-hoc vergaderingen is er een handige functie verborgen in je Teams chat. Deze methode is perfect voor situaties waar je direct met een collega of team moet overleggen, zonder de formaliteiten van een geplande vergadering.

1. Open de chat: Navigeer naar de chat met de persoon of personen waarmee je wilt vergaderen.
2. Start de vergadering: Je ziet onderaan de chat een icoon, vaak weergegeven als een videofunctie of een camera. Klik hierop. Je kunt het ook expliciet vinden door te kijken naar de optie ‘Vergaderen’ of een vergelijkbare benaming (de precieze wording kan lichtjes verschillen afhankelijk van je Teams-versie). Selecteer dan ‘Nu vergaderen’.
3. Audio en video: Voordat de vergadering begint, krijg je de mogelijkheid om je audio- en video-instellingen aan te passen. Wil je met je camera aan deelnemen, of alleen via audio? Kies wat het beste bij jouw situatie past.
4. Deelnemen: Met een laatste klik op ‘Vergadering starten’ of een vergelijkbare knop, ben je live en kun je direct beginnen met je gesprek.

Voordelen van deze methode:

• Snelheid en gemak: Perfect voor spontane overleggen.
• Eenvoud: Geen ingewikkelde planning of instellingen nodig.
• Direct contact: Onmiddellijke toegang tot de gesprekspartners.

Nadelen van deze methode:

• Geen opnamemogelijkheid: Deze methode biedt doorgaans geen automatische opnamemogelijkheid. Mocht je de meeting willen opnemen, dan dient dit handmatig te gebeuren tijdens de vergadering.
• Beperkte planning: Je kunt geen agenda of andere details vooraf vastleggen.

Conclusie:

Deze methode om een Teams-vergadering te starten is ideaal voor snelle, informele discussies. Voor geplande vergaderingen met agenda, deelnemerslijst en opnamemogelijkheden, is het raadzaam om een vergadering te plannen via de officiële agenda-functie binnen Teams. Kies de methode die het beste aansluit bij jouw behoeften!