Hoe maak ik een Word document alleen lezen?

Bescherm je Word-document: Zorg ervoor dat het gelezen, maar niet zomaar bewerkt wordt

Wil je een Word-document delen, maar zeker weten dat het niet zomaar aangepast wordt? Of misschien wil je voorkomen dat je eigen belangrijke documenten per ongeluk gewijzigd worden? Gelukkig biedt Word verschillende manieren om je document te beschermen, en een van de meest eenvoudige is het instellen van een ‘alleen-lezen’ aanbeveling.

Waarom zou je een document ‘alleen-lezen’ maken?

Het instellen van een document als ‘alleen-lezen’ is handig in verschillende situaties:

• Delen met collega’s: Je wilt je ideeën delen, maar wilt dat de uiteindelijke versie intact blijft.
• Verspreiding van informatie: Je deelt een handleiding of instructie, en je wilt voorkomen dat gebruikers per ongeluk wijzigingen aanbrengen die de integriteit van de informatie aantasten.
• Archivering van belangrijke documenten: Je wilt voorkomen dat cruciale documenten zoals contracten of rapporten per ongeluk worden aangepast.

Hoe maak je een Word-document ‘alleen-lezen’ (de vriendelijke aanbeveling):

Deze methode is de eenvoudigste en meest gebruiksvriendelijke manier om aan te geven dat je wilt dat het document niet bewerkt wordt. Het is een soort beleefd verzoek aan de gebruiker. Zo doe je het:

1. Open je Word-document: Start Word en open het document dat je wilt beschermen. Of maak een nieuw document als je vanaf nul begint.
2. Navigeer naar het ‘Bestand’ menu: Klik linksboven in Word op het tabblad ‘Bestand’.
3. Kies ‘Info’: In het menu ‘Bestand’ vind je de optie ‘Info’. Klik hierop.
4. ‘Document beveiligen’: In het ‘Info’ scherm zie je de optie ‘Document beveiligen’. Klik hierop.
5. ‘Altijd als alleen-lezen openen’: Selecteer de optie ‘Altijd als alleen-lezen openen’.

Wat gebeurt er nu?

Wanneer iemand het document nu opent, krijgt hij of zij een melding te zien dat de auteur heeft aanbevolen het document als alleen-lezen te openen. De gebruiker kan er nog steeds voor kiezen om het document te bewerken, maar wordt er wel bewust van gemaakt dat dit niet de bedoeling is.

Belangrijk om te onthouden:

Deze methode is geen waterdichte bescherming. Het is meer een vriendelijke aanbeveling. De gebruiker kan de melding negeren en het document gewoon bewerken.

Alternatieven voor sterkere bescherming:

Als je een sterkere bescherming nodig hebt, zijn er alternatieven:

• Beperk bewerking: Onder de optie ‘Document beveiligen’ kun je ook ‘Bewerking beperken’ kiezen. Hiermee kun je bepaalde delen van het document vergrendelen, zodat ze niet bewerkt kunnen worden, of je kunt specifieke soorten bewerkingen toestaan (bijvoorbeeld alleen het invullen van formulieren).
• Markeer als definitief: Je kunt het document ‘Markeren als definitief’. Dit geeft aan dat het document voltooid is en niet meer bewerkt moet worden. Net als bij ‘Altijd als alleen-lezen openen’, kan de gebruiker deze instelling echter omzeilen.
• Wachtwoordbeveiliging: Voor de meest robuuste bescherming kun je het document beveiligen met een wachtwoord. Dit vereist dat de gebruiker een wachtwoord invoert om het document te openen of te bewerken.

Conclusie:

Het instellen van een Word-document als ‘alleen-lezen’ is een snelle en eenvoudige manier om gebruikers aan te sporen om het document niet te bewerken. Hoewel het geen ijzersterke bescherming biedt, is het wel een nuttige eerste stap in het beschermen van je documenten. Overweeg de alternatieven als je een hogere mate van beveiliging nodig hebt. Zo zorg je ervoor dat jouw belangrijke documenten veilig en correct blijven, ongeacht wie ze leest.