Hoe machtig ik iemand voor mijn mailbox?

Toegang tot je mailbox delen: meer dan alleen de sleutel geven

Je mailbox is een digitaal fort vol gevoelige informatie. Het simpelweg delen van je wachtwoord is als het weggeven van de sleutel van je huis aan iedereen – riskant en onnodig. Gelukkig bestaan er veilige manieren om anderen gecontroleerde toegang te geven tot je mailbox, zonder je eigen veiligheid in gevaar te brengen. Dit artikel legt uit hoe je machtigingen kunt instellen voor je mailbox, zodat anderen je kunnen helpen met het beheren van je e-mails, terwijl jij de controle behoudt.

De meeste e-mailprogramma’s, zoals Outlook, bieden de functionaliteit om ‘gemachtigden’ toe te voegen. Dit zijn personen die je specifieke rechten toekent voor je mailbox. In plaats van je wachtwoord te delen, geef je ze gecontroleerde toegang via hun eigen account. Ze kunnen dan, afhankelijk van de ingestelde machtigingen, e-mails lezen, beantwoorden, verzenden en zelfs nieuwe berichten opstellen namens jou.

Hieronder een algemene handleiding voor het instellen van gemachtigden. Houd er rekening mee dat de exacte stappen kunnen variëren afhankelijk van je e-mailprogramma en provider:

• Zoek de instellingen voor gemachtigden: In veel programma’s vind je deze onder ‘Accountinstellingen’, ‘Gemachtigdentoegang’, ‘Gedeelde mailboxen’ of een soortgelijke term. In Outlook, bijvoorbeeld, vind je dit vaak onder Bestand > Accountinstellingen > Gemachtigdentoegang.
• Voeg de gemachtigde toe: Voer het e-mailadres in van de persoon die je toegang wilt geven. Sommige programma’s vereisen dat de gemachtigde ook een account heeft binnen dezelfde organisatie of e-mailprovider.
• Stel de machtigingen in: Dit is de cruciale stap. Hier bepaal je precies wat de gemachtigde wel en niet mag doen. De meeste programma’s bieden verschillende niveaus van toegang, zoals:
  • Lezen: De gemachtigde kan je e-mails bekijken.
  • Bewerken: De gemachtigde kan e-mails bewerken, bijvoorbeeld door ze te markeren als gelezen of te verplaatsen naar andere mappen.
  • Verzenden: De gemachtigde kan e-mails verzenden namens jou. Dit is handig voor assistenten die namens jou communiceren.
  • Volledige toegang: De gemachtigde heeft dezelfde rechten als jijzelf, inclusief het verwijderen van e-mails en het wijzigen van accountinstellingen. Wees hier extra voorzichtig mee!

Nadat je de machtigingen hebt ingesteld, ontvangt de gemachtigde meestal een melding. Ze kunnen dan toegang krijgen tot je mailbox via hun eigen account, zonder je wachtwoord te kennen.

Extra tips voor veilig delen:

• Beperk de toegang tot specifieke mappen: In sommige programma’s kun je de toegang beperken tot bepaalde mappen. Dit is handig als je alleen toegang wilt geven tot bepaalde projecten of klanten.
• Controleer regelmatig de machtigingen: Zorg ervoor dat je periodiek de lijst met gemachtigden en hun rechten controleert. Verwijder oude gemachtigden die geen toegang meer nodig hebben.
• Communiceer duidelijk met je gemachtigden: Bespreek de verwachtingen en verantwoordelijkheden met je gemachtigden. Zorg ervoor dat ze begrijpen welke acties ze wel en niet mogen uitvoeren.

Door deze stappen te volgen, kun je veilig en efficiënt je mailbox delen met anderen, zonder je privacy in gevaar te brengen.