Hoe start je een meeting op Teams?

Een vliegende start met je Teams-vergadering: meer dan alleen klikken

Microsoft Teams is niet meer weg te denken uit de moderne werkplek. Snel even overleggen, brainstormen met collega’s of een presentatie geven aan klanten: het kan allemaal. Maar hoe zorg je voor een vliegende start van je Teams-vergadering? Het begint bij meer dan alleen op de knop “Nieuwe vergadering” klikken. Deze gids helpt je door de eerste stappen, met een paar extra tips voor een effectieve online meeting.

De basis: een vergadering starten

De meest gebruikelijke manier om een Teams-vergadering te starten is via de Agenda:

1. Open Microsoft Teams: Zorg ervoor dat je de meest recente versie van de applicatie gebruikt.
2. Navigeer naar ‘Agenda’: Deze vind je in de linker navigatiebalk. Hier krijg je een overzicht van al je geplande vergaderingen.
3. Klik op ‘Nieuwe vergadering’: Hiermee open je een nieuw venster waar je alle details van je vergadering kunt invullen.

De details die het verschil maken:

• Titel: Geef je vergadering een duidelijke en beknopte titel. Dit helpt deelnemers om snel de juiste vergadering terug te vinden.
• Uitnodigen: Voeg de gewenste deelnemers toe. Je kunt individuele personen of hele groepen selecteren.
• Datum en tijd: Specificeer de start- en eindtijd. Denk aan verschillende tijdzones als je met internationale collega’s samenwerkt.
• Herhaling: Moet de vergadering wekelijks of maandelijks plaatsvinden? Stel hier de herhaling in.
• Locatie (optioneel): Voeg een fysieke locatie toe als de vergadering hybride is, of specificeer een kanaal binnen Teams.
• Agenda: Een korte agenda helpt deelnemers zich voor te bereiden. Voeg eventuele documenten toe die relevant zijn voor de bespreking.

Direct starten of later plannen?

Na het invullen van de details heb je twee opties:

• Vergadering nu starten: Klik op ‘Nu deelnemen’ om direct de vergadering te starten. Handig voor snelle overleggen.
• Later plannen: Klik op ‘Verzenden’. De uitnodiging wordt dan naar alle deelnemers verstuurd en de vergadering verschijnt in hun agenda.

Extra tips voor een soepele start:

• Test je apparatuur: Controleer vooraf je microfoon, camera en internetverbinding.
• Wees op tijd: Start de vergadering een paar minuten van tevoren om eventuele technische problemen op te lossen.
• Begroet de deelnemers: Creëer een vriendelijke sfeer door iedereen persoonlijk te begroeten.
• Houd je aan de agenda: Dit zorgt voor een efficiënte en productieve vergadering.

Door deze stappen te volgen en de extra tips toe te passen, ben je verzekerd van een vliegende start van je Teams-vergadering. Zo haal je het maximale uit je online samenwerking!