Hoe stel ik in Outlook een automatisch antwoord in?

Even weg? Stel een automatisch antwoord in in Outlook

Een vakantie, een dagje vrij, of een periode van drukke werkzaamheden: soms is het handig om automatisch een bericht te laten versturen naar iedereen die je mailt. In Outlook is dit eenvoudig in te stellen met de functie ‘Automatische antwoorden’. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je dit doet. Let op: de exacte stappen kunnen iets afwijken afhankelijk van de versie van Outlook die je gebruikt (Outlook voor Windows, Outlook voor Mac, Outlook op het web, etc.). De algemene principes blijven echter hetzelfde.

Stap 1: Toegang tot de instellingen voor automatische antwoorden

De eerste stap is het vinden van de juiste instellingen. De precieze locatie kan verschillen, maar zoek in het algemeen naar opties zoals ‘Automatische antwoorden’, ‘Out of Office’, ‘Afwezigheidsassistent’ of iets dergelijks. In veel versies vind je deze optie in het menu ‘Bestand’. Klik op ‘Bestand’ (meestal linksboven in het scherm) en zoek vervolgens naar een optie met een van de bovengenoemde benamingen. In sommige versies van Outlook kan het ook via het menu ‘Instellingen’ of een gelijkwaardig menu bereikbaar zijn.

Stap 2: Activeer de automatische antwoorden

Nadat je de juiste optie hebt gevonden, activeer je de functie ‘Automatische antwoorden’ of ‘Afwezigheidsassistent’. Dit wordt meestal gedaan door een selectievakje aan te vinken. Hiermee geef je aan dat je automatisch antwoorden wilt verzenden.

Stap 3: Definieer de periode van afwezigheid (optioneel)

Een belangrijke instelling is de periode waarin je automatisch wilt antwoorden. In veel Outlook-versies kun je aangeven dat de automatische antwoorden alleen binnen een bepaalde periode moeten worden verzonden. Dit doe je door een optie zoals ‘Antwoorden alleen tijdens deze periode verzenden’ te selecteren en vervolgens de begin- en einddatum en -tijd in te voeren. Als je deze optie niet selecteert, worden de automatische antwoorden continu verzonden tot je de functie weer uitschakelt.

Stap 4: Schrijf je automatische antwoord

Hier komt het belangrijkste onderdeel: het opstellen van je bericht. Je kunt hier aangeven waar je bent, wanneer je terugverwacht wordt en of je bereikbaar bent via een ander kanaal (bijvoorbeeld telefoonnummer of een andere e-mailadres). Houd het bericht kort en bondig. Je kunt ook verschillende berichten opstellen: één voor interne contactpersonen en één voor externe contactpersonen. Dit is handig als je interne collega’s bijvoorbeeld op de hoogte wilt houden van je afwezigheid met meer details dan je externe contacten.

Stap 5: Sla de instellingen op en schakel automatische antwoorden uit na afloop

Nadat je je bericht hebt geschreven en de periode (indien van toepassing) hebt ingesteld, sla je de instellingen op. Onthoud dat je de automatische antwoorden handmatig weer moet uitschakelen wanneer je terug bent. Dit voorkomt verwarring bij je contactpersonen.

Belangrijk: De exacte stappen en de locatie van de instellingen kunnen enigszins verschillen afhankelijk van je versie van Outlook en eventuele configuraties binnen je organisatie. Raadpleeg bij twijfel de helpfunctie van Outlook of zoek online naar specifieke instructies voor jouw Outlook-versie.