Hoe verstuur je een document als PDF?

PDF versturen: meer dan alleen e-mailen

Een PDF versturen? Dat klinkt simpel, en via e-mail is het dat vaak ook. Open het document, ga naar ‘Bestand’, kies ‘Delen’ en vervolgens ‘Per e-mail verzenden’. Selecteer ‘Als bijlage verzenden’ en voilà, je PDF hangt aan een nieuw bericht klaar om verstuurd te worden. Snel en efficiënt, ideaal voor kleinere bestanden.

Maar wat als je PDF wat groter is, of als je meer controle wilt over de manier waarop het document wordt gedeeld? Dan zijn er gelukkig meer opties dan alleen e-mailen. Laten we eens kijken naar enkele alternatieven en hun voordelen:

1. Cloudopslagdiensten: Diensten zoals Google Drive, Dropbox, OneDrive en WeTransfer bieden een handige manier om grote PDF’s te delen. Upload je document naar de cloud en deel de link met de ontvanger. Voordelen:

• Bestandsgrootte: Clouddiensten hanteren vaak hogere limieten voor bestandsgroottes dan e-mail.
• Versiebeheer: Bij wijzigingen aan het document kan je eenvoudig de geüpdatete versie delen via dezelfde link. De ontvanger heeft altijd de meest recente versie.
• Toegangscontrole: Je kunt bepalen wie toegang heeft tot het document en of ze het kunnen downloaden, bewerken of alleen bekijken.

2. Directe berichtenapps: Apps zoals WhatsApp, Telegram en Signal bieden de mogelijkheid om PDF’s te delen. Handig voor snelle uitwisseling, maar minder geschikt voor professionele documenten of grote bestanden.

3. Specifieke software: Sommige programma’s, zoals Adobe Acrobat, bieden ingebouwde mogelijkheden om PDF’s te versturen, inclusief opties voor tracking en digitale handtekeningen. Dit is vooral relevant voor contracten en andere belangrijke documenten.

4. FTP-servers: Voor zeer grote bestanden of regelmatige uitwisseling van documenten kan een FTP-server een oplossing zijn. Dit vereist wel wat technische kennis.

Welke methode kies je?

De beste manier om een PDF te versturen hangt af van de context:

• Snel en klein bestand? E-mail of een berichtenapp.
• Groot bestand of versiebeheer nodig? Cloudopslag.
• Officiële documenten of tracking vereist? Specifieke software of FTP.

Door de verschillende opties te kennen, kun je altijd de meest geschikte methode kiezen om je PDF’s efficiënt en veilig te versturen.