Hoe werkt een uitnodiging via Teams?

Een Teams-uitnodiging versturen: Stap voor stap uitgelegd

Microsoft Teams is niet meer weg te denken uit de moderne werkomgeving. Het versturen van uitnodigingen voor vergaderingen via Teams is dan ook een essentiële functie. Maar hoe doe je dat precies, en welke opties heb je? Deze gids leidt je stap voor stap door het proces.

Methode 1: Een nieuwe vergadering plannen

De meest gebruikelijke manier om een Teams-uitnodiging te versturen, is door een nieuwe vergadering te plannen vanuit je Teams-agenda. Dit werkt als volgt:

1. Open je Teams-agenda: Klik in de linkerkolom van Teams op het icoon van de agenda (het icoon lijkt op een kalender).

2. Nieuwe vergadering: Klik op de knop “Nieuwe vergadering” (vaak een plusteken of een knop met “Nieuwe vergadering”). Afhankelijk van je Teams-versie kan de exacte benaming licht verschillen.

3. Vergaderinggegevens invullen: Een nieuw venster opent. Hier vul je de essentiële gegevens in:

   • Onderwerp: Een duidelijke en bondige omschrijving van de vergadering.
   • Datum en tijd: Kies de gewenste datum en tijd voor de vergadering. Gebruik de Planningsassistent (hieronder beschreven) voor optimale planning.
   • Duur: Bepaal hoe lang de vergadering zal duren.

4. Deelnemers toevoegen: Dit is een cruciale stap. Je kunt deelnemers toevoegen op twee manieren:

   • Vereiste deelnemers: Deze deelnemers moeten aanwezig zijn voor de vergadering. Teams zal ze een verplichte uitnodiging sturen.
   • Optionele deelnemers: Deze deelnemers zijn welkom, maar hun aanwezigheid is niet verplicht. Ze ontvangen wel een uitnodiging. Voer de namen, e-mailadressen of Teams-gebruikersnamen in. Teams zal suggesties geven terwijl je typt.

5. Planningsassistent (optioneel, maar aangeraden): Klik op “Planningsassistent” om een overzicht te krijgen van de beschikbaarheid van je deelnemers. Dit helpt je bij het vinden van een tijdstip dat voor iedereen het beste uitkomt.

6. Extra opties (optioneel): Je kunt extra opties toevoegen, zoals:

   • Een vergaderlocatie kiezen: Dit kan een fysieke locatie zijn, maar ook een online ruimte.
   • Een agenda toevoegen: Een korte samenvatting van de agendapunten.
   • Een kanaal selecteren: Als je de vergadering wilt koppelen aan een specifiek kanaal in Teams.
   • Herhaling instellen: Om een terugkerende vergadering te plannen.

7. Verzenden: Klik op de knop “Verzenden” om de uitnodigingen naar de deelnemers te sturen.

Methode 2: Een bestaande vergadering bewerken en deelnemers toevoegen

Heb je al een vergadering gepland, maar wil je nog deelnemers toevoegen? Open de vergadering in je agenda, klik op “Bewerken” en voeg de namen toe bij “Vereiste deelnemers” of “Optionele deelnemers”. Sla de wijzigingen op en de bijgewerkte uitnodigingen worden automatisch verzonden.

Door deze stappen te volgen, kun je eenvoudig en efficiënt uitnodigingen voor Teams-vergaderingen versturen en zorgen voor een soepele communicatie met je collega’s of teamleden. Vergeet niet om de opties te gebruiken die het beste bij je behoeften passen!