Hoe zet je meerdere Word-bestanden in 1 bestand?

Meerdere Word-bestanden samenvoegen tot één: Slimmer Werken, Meer Overzicht

We kennen het allemaal wel: een project waarbij verschillende mensen aan afzonderlijke Word-documenten werken, of een scriptie die in stukken is opgeknipt. Uiteindelijk wil je alles bundelen in één overzichtelijk bestand, maar de copy-paste methode voelt omslachtig en foutgevoelig. Gelukkig biedt Word verschillende, efficiëntere methoden om meerdere documenten samen te voegen. In dit artikel bespreken we een krachtige techniek: het vergelijken en samenvoegen van documenten.

Vergeet Copy-Paste, Ontdek Vergelijken en Samenvoegen

De methode die we hier bespreken, maakt slim gebruik van Word’s ingebouwde functionaliteit voor het vergelijken en samenvoegen van documenten. Hoewel deze functie vaak gebruikt wordt om wijzigingen tussen versies van hetzelfde document te tracken, is het ook uitermate geschikt om meerdere, compleet verschillende documenten samen te voegen en overzichtelijk te houden.

Stap voor Stap: Zo Voeg Je Documenten Samen

Laten we de stappen doorlopen om dit te bereiken:

1. Start met een Basispunt: Open het Word-document dat als basis moet dienen. Dit kan een leeg document zijn, of het document dat je als beginpunt wilt gebruiken.

2. Navigeer naar het Tabblad ‘Controleren’: In de menubalk van Word vind je het tabblad ‘Controleren’. Klik hierop.

3. Vind ‘Vergelijken’: In de groep ‘Vergelijken’ vind je de optie ‘Vergelijken’. Klik op de pijl onder ‘Vergelijken’ en kies ‘Documenten vergelijken’.

4. Kies de Bestanden: Er verschijnt een dialoogvenster. Hier kun je twee bestanden selecteren:

   • Origineel document: Dit is het document dat als basis dient (het document dat je in stap 1 hebt geopend, of een andere basis).
   • Herzien document: Dit is het document dat je wilt toevoegen en vergelijken met het originele document.

5. Start de Vergelijking: Klik op ‘OK’.

6. Analyseer de Wijzigingen: Word opent nu een scherm met drie vensters (indeling kan variëren afhankelijk van je Word-versie):

   • Het Samengevoegde Document: Dit is het nieuwe document waarin de wijzigingen uit het herziene document worden weergegeven.
   • Het Originele Document: Ter referentie.
   • Het Herziene Document: Ter referentie.

7. Accepteer of Weiger Wijzigingen: In het samengevoegde document zie je wijzigingen gemarkeerd. Gebruik de knoppen ‘Accepteren’ en ‘Weigeren’ in het tabblad ‘Controleren’ om te bepalen welke wijzigingen je wilt behouden. Je kunt per wijziging beslissen, of in één keer alle wijzigingen accepteren of weigeren.

8. Herhaal voor Volgende Documenten: Herhaal de stappen 3 t/m 7 voor elk Word-document dat je aan het hoofddocument wilt toevoegen. Kies steeds het samengevoegde document (na het accepteren/weigeren van wijzigingen) als het ‘Originele Document’ voor de volgende vergelijking.

9. Sla het Resultaat op: Wanneer je klaar bent met het samenvoegen van alle documenten en alle wijzigingen hebt beoordeeld, sla je het samengevoegde document op als een nieuw Word-bestand.

Waarom deze Methode Werkt

Deze methode is handig omdat:

• Overzicht: De verschillen tussen de documenten worden duidelijk gemarkeerd, waardoor je controle hebt over wat er wordt toegevoegd.
• Flexibiliteit: Je kunt selectief wijzigingen accepteren of weigeren.
• Vermijdt Fouten: Minder kans op typefouten of missende stukken tekst in vergelijking met copy-paste.
• Structureel: Het behoudt de formatting van beide documenten, waardoor je minder tijd kwijt bent aan het herstellen van de opmaak.

Tips voor een Soepel Proces:

• Consistency is Key: Zorg ervoor dat de documenten die je samenvoegt zoveel mogelijk dezelfde opmaak (lettertype, marges, enz.) hebben. Dit voorkomt onnodige opmaakverschillen.
• Werk met Kopieën: Maak altijd een kopie van je originele documenten voordat je begint met het samenvoegproces. Zo kun je altijd terug naar de originele staat.
• Grote Documenten? Voor zeer grote documenten kan het vergelijken en samenvoegen even duren. Wees geduldig.

Conclusie

Het samenvoegen van meerdere Word-documenten hoeft geen frustrerende klus te zijn. Met de ingebouwde functie voor het vergelijken en samenvoegen van documenten, kun je op een efficiënte en overzichtelijke manier al je losse documenten bundelen tot één definitief bestand. Probeer het zelf en ervaar het gemak! Succes!