Wat zijn gedeelde gebruikers in Adobe Sign?

Delen zonder verlies van controle: Gedeelde gebruikers in Adobe Sign

In een wereld waar samenwerking cruciaal is, biedt Adobe Sign handige tools om documenten en workflows te delen. Eén zo’n tool is de functionaliteit voor “gedeelde gebruikers”. Maar wat houdt dit precies in en hoe verschilt het van andere deelmogelijkheden?

Gedeelde gebruikers in Adobe Sign krijgen inkijk in specifieke content van een andere gebruiker, de eigenaar van die content. Denk hierbij aan overeenkomsten, sjablonen en rapporten. Cruciaal hierbij is dat deze toegang beperkt is tot alleen-lezen. Gedeelde gebruikers kunnen de informatie bekijken, maar niet bewerken, verwijderen of op enige andere manier wijzigen. Ze opereren dus in een read-only omgeving.

De gedeelde informatie is in essentie een momentopname, een read-only kopie van een selectie van de originele data van de eigenaar. Wat de gedeelde gebruiker ziet, komt overeen met wat de eigenaar op zijn of haar eigen beheerpagina ziet, op het moment van delen. Wijzigingen die de eigenaar ná het delen aanbrengt, zijn niet automatisch zichtbaar voor de gedeelde gebruiker. De eigenaar behoudt dus volledige controle over de originele documenten en data.

Dit onderscheidt gedeelde gebruikers van andere vormen van delen binnen Adobe Sign. Waarbij het delen van een document voor ondertekening bijvoorbeeld een actieve rol van de ontvanger vereist, is de rol van een gedeelde gebruiker puur passief: observeren en analyseren.

Concrete toepassingen van gedeelde gebruikers:

• Inzicht voor management: Een manager kan toegang verlenen aan een gedeelde gebruiker (bijvoorbeeld een teamleider) om de voortgang van overeenkomsten binnen het team te monitoren, zonder de mogelijkheid tot ingrijpen.
• Transparantie voor compliance: Een compliance officer kan inzicht krijgen in relevante overeenkomsten ter controle, zonder risico op onbedoelde wijzigingen.
• Training en onboarding: Nieuwe medewerkers kunnen via een gedeelde gebruikeraccount vertrouwd raken met de workflows en documenten binnen Adobe Sign, zonder direct toegang te hebben tot bewerkingsrechten.

Gedeelde gebruikers in Adobe Sign bieden dus een veilige en gecontroleerde manier om inzicht te geven in belangrijke documenten en data, zonder de controle over de originele informatie op te geven. Het is een waardevolle tool voor transparantie en samenwerking, terwijl de integriteit van de data gewaarborgd blijft.