Hoe eindig ik een klachtenbrief?

De punt op de i: Hoe eindig je een effectieve klachtenbrief?

Een klachtenbrief schrijven is zelden prettig, maar een welgeformuleerde afsluiting kan het verschil maken tussen een genegeerde klacht en een daadwerkelijke oplossing. Een onhandige afsluiting kan de indruk wekken van onbeleefdheid, waardoor je je punt juist tenietdoet. Daarom is het essentieel om je brief met zorg af te ronden.

De klassieke “Met vriendelijke groet” is een veilige optie, maar je kunt deze formule versterken en je verwachtingen duidelijk maken. Een vage afsluiting als “Ik hoop op een spoedige oplossing” is weinig concreet en biedt weinig aanknopingspunten voor de ontvanger. Sterker nog, het kan de indruk wekken dat je geen daadkrachtige actie verwacht.

Om de kans op een snelle en bevredigende reactie te vergroten, is het aan te raden om een concrete verwachting te formuleren. Dit doe je door bijvoorbeeld toe te voegen:

• “Ik zie uw reactie graag tegemoet.” Deze formulering is beleefd en toont aan dat je een antwoord verwacht. Het is echter niet specifiek over de termijn.

• “Graag verneem ik uw reactie binnen [aantal] dagen.” Deze optie is directer en geeft de ontvanger een duidelijke deadline. Kies een realistische termijn, afhankelijk van de complexiteit van je klacht. Bij een eenvoudige klacht is een termijn van 5 dagen redelijk, terwijl een complexere klacht mogelijk 10-14 dagen rechtvaardigt.

• “Ik verzoek u vriendelijk om binnen [aantal] dagen contact met mij op te nemen om de volgende stappen te bespreken.” Deze optie is nog directer en nodigt uit tot een proactief gesprek. Dit is met name geschikt voor klachten die verdere actie vereisen.

Naast de verwachting van een reactie, is het verstandig om je contactgegevens nogmaals te vermelden, zodat de ontvanger je gemakkelijk kan bereiken. Dit kan een herhaling zijn van de gegevens in je briefhoofd, maar het is aan te raden om ze ook onder de afsluiting te plaatsen, voor de zekerheid.

Samenvattend: een effectieve afsluiting van een klachtenbrief is meer dan alleen een beleefde groet. Door een concrete verwachting uit te spreken en een duidelijke deadline te stellen, verhoog je de kans op een snelle en adequate reactie op je klacht. Houd het beleefd, wees duidelijk en specifiek, en je vergroot de kans op een succesvolle afhandeling van je klacht aanzienlijk.