Hoe eindig je een mail met een klacht?

Hoe sluit je een klachtenmail op de juiste manier af? Een kwestie van toon en context.

Een klachtenmail schrijven is vaak een noodzakelijk kwaad. Je bent ontevreden, je wilt gehoord worden en je hoopt op een oplossing. Maar naast de inhoud van je klacht, is de manier waarop je de mail afsluit minstens zo belangrijk. De afsluiting bepaalt de laatste indruk die je achterlaat en kan bepalen hoe serieus je klacht wordt genomen. Er is geen “one-size-fits-all” formule, dus hoe kies je de juiste?

De sleutel ligt in de toon van je mail en je relatie met de ontvanger. Het is een balanceeract tussen assertiviteit en professionaliteit. Een woedende, onbeheerste mail afsluiten met een luchtige groet kan ongeloofwaardig overkomen. Een beleefde, constructieve klacht afsluiten met een afstandelijke, formele groet kan juist onnodig kil overkomen.

Formele klachten: “Hoogachtend” versus “Met vriendelijke groet”

Bij een zeer formele klacht, bijvoorbeeld gericht aan een overheidsinstantie, een directeur van een groot bedrijf, of in een situatie waarin je de ontvanger niet kent, is “Hoogachtend,” een veilige keuze. Deze afsluiting benadrukt de serieuze aard van je klacht en toont respect voor de ontvanger, ondanks je ontevredenheid.

Echter, “Hoogachtend,” kan in sommige contexten ietwat overdreven of zelfs ouderwets aanvoelen. Voor een minder formele klacht, bijvoorbeeld aan een klantenservice afdeling of een medewerker die je al eens gesproken hebt, is “Met vriendelijke groet,” een veel geschiktere afsluiting. Het behoudt de professionaliteit maar voelt tegelijkertijd toegankelijker.

Alternatieve afsluitingen en persoonlijke accenten:

• “Met vriendelijke groet en in afwachting van uw reactie,”: Deze afsluiting voegt een element van verwachting toe en laat zien dat je actief wacht op een oplossing.
• “Met vriendelijke groet en hopend op een spoedige oplossing,”: Benadrukt de urgentie van je klacht zonder onbeleefd te zijn.
• “Met vriendelijke groet en alvast bedankt voor uw aandacht,”: Geeft aan dat je verwacht dat je klacht serieus wordt genomen.

Wat je beter kunt vermijden:

• “Groeten,” of “Mvg,”: Te informeel voor een klachtenmail.
• “Met de vriendelijkste groeten,”: Klinkt sarcastisch in een klachtenmail.
• Dreigende of agressieve afsluitingen: Vermijd alles wat kan worden opgevat als een bedreiging of chantage.

Conclusie:

De beste manier om een klachtenmail af te sluiten is door de toon van je mail te laten aansluiten bij de afsluiting. Overweeg de formaliteit van de situatie en je relatie met de ontvanger. “Hoogachtend,” is geschikt voor zeer formele situaties, terwijl “Met vriendelijke groet,” vaak een betere keuze is voor minder formele klachten. Door zorgvuldig je afsluiting te kiezen, laat je een positieve, professionele indruk achter en vergroot je de kans op een succesvolle afhandeling van je klacht. Onthoud: je doel is een oplossing, niet een escalatie.