Hoe kan ik een afspraak afzeggen met een mail?

Een afspraak professioneel afzeggen per e-mail: een handleiding

Een afspraak afzeggen is nooit leuk, maar het professioneel en beleefd doen is essentieel voor het behoud van goede relaties. Een goed geschreven e-mail kan het verschil maken. Deze handleiding helpt je een passende e-mail te formuleren om een afspraak af te zeggen en een nieuwe te plannen.

Vermijd vage excuses: In plaats van een vage zin als “Ik ben verhinderd,” geef je een korte en duidelijke reden (tenzij dit privé is, natuurlijk). Een simpele “Vanwege een onverwachte gebeurtenis ben ik helaas verhinderd” is voldoende. Details zijn niet nodig.

Een voorbeeld e-mail:

Onderwerp: Afspraak [Datum] om [Tijd] – Afzegging en nieuwe planning

Geachte [Naam],

Mijn excuses voor het late bericht, maar ik ben genoodzaakt onze afspraak op [Datum] om [Tijd] af te zeggen. [Optioneel: Korte, beleefde uitleg van de reden, bv. “Vanwege een onverwachte ziekte ben ik helaas verhinderd.”]

Graag zou ik onze afspraak willen verplaatsen naar een ander moment. Zou u mij willen laten weten welke dagen en tijden u de komende weken het beste schikken? Ik ben flexibel en zal mijn best doen om een geschikte tijd te vinden.

Ik dank u voor uw begrip en medewerking.

Hoogachtend,

[Uw Naam]
[Uw Contactgegevens]

Wat maakt deze e-mail effectief?

• Duidelijk onderwerp: De ontvanger weet meteen waar de e-mail over gaat.
• Direct en beleefd: De afzegging wordt direct en zonder omhaal gemeld, maar met een oprechte verontschuldiging.
• Actieve oplossing: In plaats van alleen af te zeggen, wordt meteen een alternatief voorgesteld.
• Flexibiliteit: Aanbieden om flexibel te zijn laat zien dat je de ontvanger tegemoet wilt komen.
• Professionele afsluiting: De e-mail eindigt met een passende en beleefde groet.

Extra tips:

• Stuur de e-mail zo snel mogelijk: Hoe sneller je de afspraak afzegt, hoe meer tijd de ander heeft om een alternatief te vinden.
• Controleer je e-mail voor je op verzenden klikt: Controleer op spelfouten en grammatica.
• Pas de e-mail aan naar de context: De toon en de details kunnen aangepast worden aan je relatie met de ontvanger. Een informele e-mail naar een vriend is anders dan een e-mail naar een belangrijke klant.

Door deze tips te volgen, kun je een afspraak professioneel en beleefd afzeggen en tegelijkertijd een nieuwe afspraak plannen. Een goed geschreven e-mail laat zien dat je de ander respecteert en je verantwoordelijkheid neemt.