Hoeveel mails per dag is normaal?

Hoeveel mails per dag is normaal? Een valse vraag met een complex antwoord.

We checken gemiddeld 70 keer per dag onze mailbox op onze laptop en 80% van de professionals heeft de mailbox continu openstaan. Dit leidt tot een gevoel van constante beschikbaarheid en de illusie dat we productief bezig zijn. Maar is het beantwoorden van een stortvloed aan e-mails echt synoniem voor efficiënt werken? De vraag “hoeveel mails per dag is normaal?” is eigenlijk een valse vraag. Er bestaat geen magisch aantal. De focus zou niet moeten liggen op het aantal mails, maar op de impact ervan op onze werkdag. Dagelijks besteden we gemiddeld 2,5 tot 3 uur aan e-mail, een aanzienlijke hap uit onze beschikbare tijd. In plaats van te streven naar een arbitrair “normaal” aantal, moeten we ons richten op het optimaliseren van onze e-mailgewoontes.

Het probleem is niet per se het aantal ontvangen mails, maar hoe we ermee omgaan. De constante stroom aan notificaties en de drang om direct te reageren verstoort onze concentratie en leidt tot context switching, wat onze productiviteit significant verlaagt. Denk aan de volgende analogie: een postbode bezorgt dagelijks post, maar je hoeft niet elke envelop direct te openen en te beantwoorden. Zo zou je ook met e-mail moeten omgaan.

In plaats van te focussen op een “normaal” aantal, kunnen we beter streven naar een meer bewuste en efficiënte aanpak:

• Plan vaste momenten in voor het verwerken van e-mail: Behandel je inbox bijvoorbeeld drie keer per dag: ‘s ochtends, na de lunch en aan het einde van de werkdag.
• Schakel notificaties uit: Vermijd de constante afleiding en behoud je focus.
• Gebruik de 4D-methode: Delete, Do, Delegate, Defer. Verwijder onnodige mails direct, handel korte taken meteen af, delegeer waar mogelijk en plan complexe taken in voor later.
• Stel duidelijke verwachtingen: Communiceer naar collega’s en klanten wanneer ze een reactie kunnen verwachten.
• Overweeg alternatieven: Voor interne communicatie zijn tools zoals Slack of Microsoft Teams vaak efficiënter.

Kortom, “normaal” bestaat niet in de wereld van e-mail. De sleutel tot een productieve werkdag ligt niet in het aantal verwerkte mails, maar in een bewuste en strategische aanpak. Door onze e-mailgewoontes te optimaliseren, creëren we ruimte voor focus, diepere denkprocessen en uiteindelijk, beter werk.