Hoe lang mag je maximaal vergaderen?

De Tijdmeter Tikt: Hoe Lang Mag Een Vergadering Maximaal Duren?

Vergaderingen. Een onmisbaar kwaad, zo ervaren velen ze. Urenlang zitten, luisteren, praten… tijd die vaak beter besteed kan worden aan daadwerkelijk werk. Maar hoelang is een vergadering eigenlijk te lang? Is er een magische grens? Het antwoord is, zoals met zoveel dingen, genuanceerd. Maar een vuistregel die veel productiviteitsproblemen kan voorkomen, is de 90-minuten-regel.

Waarom 90 minuten? De menselijke aandachtsspanne is beperkt. Onderzoek toont aan dat na ongeveer een uur de concentratie significant afneemt. Na 90 minuten is de daling vaak zo drastisch dat de productiviteit van de vergadering sterk verminderd wordt. Lange, slepende vergaderingen leiden tot:

• Verminderde concentratie: Deelnemers raken afgeleid, denken aan andere taken, checken hun mail stiekem… De kwaliteit van de discussie en besluitvorming lijdt eronder.
• Verlaagde productiviteit: De tijd die in de vergadering wordt besteed, is tijd die niet aan andere, vaak belangrijkere, taken wordt besteed. Dit leidt tot een verlies aan efficiëntie op de lange termijn.
• Vermoeidheid en frustratie: Lange vergaderingen zijn vermoeiend, zowel mentaal als fysiek. Dit leidt tot frustratie en een negatieve stemming, wat de samenwerking negatief beïnvloedt.
• Verlies van focus: De belangrijkste punten raken ondergesneeuwd in een zee van details en zijsporen.

Het streven naar een vergadering van maximaal 90 minuten is dus niet arbitrair. Het is een realistische aanpak die rekening houdt met de menselijke beperkingen. Maar dit betekent niet dat alle vergaderingen binnen dit tijdsbestek moeten passen. Een korte statusmeeting van 15 minuten kan perfect volstaan, terwijl een strategische sessie misschien wel langer duurt. Het punt is om bewust om te gaan met de tijd en te voorkomen dat vergaderingen onnodig lang aanslepen.

Hoe bereik je dan die 90 minuten?

• Goede voorbereiding: Stuur vooraf een agenda met concrete punten en verwachte uitkomsten. Dit zorgt voor een gestructureerde aanpak en voorkomt onnodige discussies.
• Duidelijke doelen: Wat moet er bereikt worden in de vergadering? Definieer dit vooraf helder en zorg ervoor dat alle deelnemers dit begrijpen.
• Tijdsbewaking: Wijs iemand aan die de tijd in de gaten houdt en de vergadering op tijd afrondt.
• Focus op essentie: Houd de discussie gefocust op de belangrijkste punten en vermijd zijsporen. Een goede voorzitter is hierbij onmisbaar.
• Korte en bondige presentaties: Dring aan op korte, to-the-point presentaties en vermijd overbodige details.

Door deze tips te volgen, kun je ervoor zorgen dat je vergaderingen efficiënt en productief zijn, zonder dat deelnemers uitgeput en gefrustreerd achterblijven. De 90-minuten-regel is een goede richtlijn, maar het belangrijkste is om bewust om te gaan met de tijd en de vergadering zo kort mogelijk te houden zonder de kwaliteit van de discussie en besluitvorming te compromitteren.