Hoe lang moet je arbeidscontracten bewaren?

Hoelang moet je arbeidscontracten bewaren? De 7-jaar regel en meer

Als werkgever draag je een belangrijke verantwoordelijkheid ten aanzien van de administratieve afhandeling van je personeel. Een cruciaal onderdeel daarvan is het correct archiveren van arbeidscontracten. De vraag “hoe lang moet ik arbeidscontracten bewaren?” is dan ook een essentiële. Het simpele antwoord is: minimaal zeven jaar na het einde van het dienstverband. Maar die simpele zin bevat nuances die het goed begrijpen verdienen.

De wettelijke bewaarplicht: minimaal zeven jaar

De Nederlandse wet schrijft een minimale bewaartermijn van zeven jaar voor na beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Deze termijn geldt voor alle soorten arbeidscontracten, van vast tot tijdelijk, en ongeacht de aard van het werk. Het maakt daarbij niet uit of je de contracten fysiek of digitaal bewaart. Zowel papieren archieven als goed beveiligde digitale opslag voldoen aan de wettelijke eis, mits de toegankelijkheid en leesbaarheid gewaarborgd blijven gedurende de gehele bewaartermijn.

Let op: de minimale termijn is slechts een minimum!

Het is cruciaal om te begrijpen dat de zeven jaar een minimum is. Diverse factoren kunnen leiden tot een langere bewaartermijn:

• Aanvullende wetgeving: Afhankelijk van de specifieke sector of het type werk kunnen andere wetten of regelgeving gelden die een langere bewaartermijn voorschrijven. Denk bijvoorbeeld aan specifieke regelgeving binnen de bouw, zorg of financiële sector. Raadpleeg altijd de relevante wet- en regelgeving voor jouw branche.
• Interne regelgeving: Sommige bedrijven hanteren uit voorzorg een langere bewaartermijn dan wettelijk verplicht is. Dit kan voortkomen uit interne richtlijnen, risicobeperking of strategische overwegingen. Een langere bewaartermijn is uiteraard toegestaan, maar een kortere is dat niet.
• Lopende geschillen: Bij lopende juridische procedures, zoals een arbeidsconflict of een procedure bij de rechter, kan de bewaartermijn aanzienlijk worden verlengd totdat de zaak definitief is afgerond. Het is raadzaam om alle relevante documenten te bewaren tot de zaak volledig is afgewikkeld.

Praktische tips voor het archiveren van arbeidscontracten:

• Goede organisatie: Een goed georganiseerd archief, zowel fysiek als digitaal, is essentieel. Gebruik een duidelijk systeem voor het indexeren en opslaan van documenten.
• Veilige opslag: Bescherm je arbeidscontracten tegen verlies, beschadiging en ongeautoriseerde toegang. Voor digitale archieven is een betrouwbaar en beveiligd systeem cruciaal, met regelmatige back-ups.
• Regelmatige controle: Controleer regelmatig je archief op volledigheid en de staat van de documenten. Verwijder alleen documenten na het verstrijken van de wettelijk verplichte bewaartermijn en na verificatie dat er geen andere redenen zijn om ze langer te bewaren.
• Juridisch advies: Twijfel je aan de juiste bewaartermijn of de correcte manier van archiveren? Raadpleeg dan een jurist of arbeidsrecht specialist.

Het correct en zorgvuldig bewaren van arbeidscontracten is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook essentieel voor de bescherming van zowel werkgever als werknemer. Door de bovenstaande tips te volgen, voorkom je problemen en ben je goed voorbereid op eventuele juridische kwesties.