Hoe lang moet je verzuimgegevens bewaren?

Hoe lang moet je verzuimgegevens bewaren? Een handleiding voor werkgevers

Verzuimgegevens bewaren is voor werkgevers niet alleen een kwestie van goede administratie, maar ook een wettelijke verplichting. De bewaartermijn verschilt echter aanzienlijk, afhankelijk van verschillende factoren. Deze handleiding geeft een helder overzicht van de geldende regels en helpt u te bepalen hoe lang u welke gegevens moet bewaren.

De standaard bewaartermijn:

De basisregel is dat verzuimgegevens van een werknemer maximaal twee jaar na beëindiging van het dienstverband bewaard moeten worden. Dit geldt voor alle gegevens die relevant zijn voor het ziekteverzuim, zoals ziekmeldingen, artsenverklaringen, gespreksverslagen met de werknemer en eventuele re-integratieplannen. Na deze periode mag de werkgever de gegevens vernietigen, mits deze niet langer nodig zijn voor andere wettelijke verplichtingen (zoals bijvoorbeeld een lopende rechtszaak).

Eigenrisicodrager (ERD) Ziektewet: een langere bewaartermijn

De situatie verandert aanzienlijk wanneer de werkgever eigenrisicodrager is voor de Ziektewet. In dat geval gelden aanzienlijk langere bewaartermijnen. De werkgever zelf is dan verantwoordelijk voor een deel van de ziektewetuitkering en moet daarom uitgebreidere administratie bijhouden.

• Werkgever: Als eigenrisicodrager moet de werkgever de verzuimgegevens minimaal vijf jaar na het einde van het dienstverband bewaren. Dit omvat alle relevante documentatie met betrekking tot het ziekteverzuim tijdens de periode dat de werkgever eigenrisicodrager was.

• Bedrijfsarts: De bedrijfsarts, die een cruciale rol speelt bij de re-integratie van zieke werknemers, heeft een nog langere bewaarplicht. De bedrijfsarts is verplicht de verzuimgegevens tien jaar te archiveren. Deze lange bewaartermijn is nodig voor de lange termijn monitoring en evaluatie van de re-integratie processen en om te voldoen aan eventuele audits.

Praktische tips voor het beheer van verzuimgegevens:

• Digitaal archiveren: Digitaal archiveren is tegenwoordig de meest efficiënte manier om verzuimgegevens te bewaren. Zorg voor een goed beveiligd systeem dat voldoet aan de AVG-richtlijnen.

• Gegevensstructuur: Een duidelijke en goed georganiseerde gegevensstructuur is essentieel om snel de juiste informatie te vinden. Overweeg het gebruik van een specifiek verzuimsysteem.

• Verantwoordelijkheden: Duidelijk vastleggen wie verantwoordelijk is voor het beheer en de vernietiging van de verzuimgegevens voorkomt onduidelijkheden en zorgt voor een soepele workflow.

• Juridisch advies: Bij twijfel over de bewaartermijnen of de juiste procedures is het aan te raden om juridisch advies in te winnen.

Conclusie:

Het correct bewaren van verzuimgegevens is van cruciaal belang voor werkgevers. De bewaartermijn is afhankelijk van de status van de werkgever ten aanzien van de Ziektewet. Door de bovenstaande informatie te gebruiken, kan de werkgever de wettelijke verplichtingen naleven en eventuele problemen voorkomen. Onthoud altijd dat bij twijfel professioneel advies gewenst is.