Welke gegevens moet je 10 jaar bewaren?

Verplichte Bewaartermijn van 10 Jaar: Om welke gegevens gaat het?

In de wirwar van administratieve verplichtingen is het cruciaal om te weten welke documenten je verplicht bent te bewaren, en hoe lang. Voor de meeste ondernemers geldt een bewaartermijn van 7 jaar voor de basis administratie. Echter, er zijn uitzonderingen waarbij je documenten maar liefst 10 jaar moet archiveren. In dit artikel focussen we op die uitzonderingen en welke specifieke gegevens eronder vallen.

Onroerende Zaken: Tien Jaar Bewaren is de Regel

De eerste, en wellicht meest bekende uitzondering, betreft onroerende zaken. Of het nu gaat om een bedrijfspand, een winkel, een loods of een ander type vastgoed dat voor zakelijke doeleinden gebruikt wordt, alle documentatie gerelateerd aan de aankoop, verkoop, verbouwingen, verhuur en afschrijvingen moet je tien jaar bewaren.

Waarom? Simpelweg om de controleerbaarheid van transacties en eigendomsverhoudingen over een langere periode te waarborgen. Dit is essentieel voor zowel de Belastingdienst als andere instanties die betrokken kunnen zijn bij onroerend goed. Denk hierbij aan:

• Koopovereenkomsten: Documenten waarin de details van de aankoop en verkoop van het pand zijn vastgelegd.
• Akte van Levering: De officiële akte waarmee de eigendomsoverdracht geregeld wordt.
• Hypotheekakten: Documenten die de hypothecaire lening en de voorwaarden daarvan beschrijven.
• Verbouwingsvergunningen en -facturen: Alle documentatie met betrekking tot verbouwingen en aanpassingen aan het pand.
• Huurcontracten: Overeenkomsten met huurders van het pand.
• Afschrijvingsstaten: Overzichten van de jaarlijkse afschrijvingen op het pand.

One Stop Shop (OSS) en EU-verkopen: Ook Tien Jaar Bewaren

De tweede, minder bekende, maar daarom niet minder belangrijke uitzondering, betreft het gebruik van het éénloketsysteem (One Stop Shop, OSS). Dit systeem is in het leven geroepen om de btw-afdracht bij de verkoop van goederen en diensten binnen de EU aan niet-btw-plichtige klanten te vereenvoudigen.

Als je van dit systeem gebruikmaakt, moet je alle relevante documentatie met betrekking tot deze verkopen tien jaar bewaren. Dit omvat onder andere:

• Facturen: Alle facturen voor verkopen aan EU-consumenten via de OSS regeling.
• Bewijzen van verzending: Documentatie die aantoont dat de goederen daadwerkelijk naar een andere EU-lidstaat zijn verzonden.
• Rapportages aan de Belastingdienst: Kopieën van de OSS-aangiften die je aan de Belastingdienst hebt verstuurd.
• Correspondentie met de Belastingdienst: Alle e-mails en brievenwisselingen met de Belastingdienst met betrekking tot de OSS regeling.

Waarom is deze lange bewaartermijn belangrijk?

Het niet naleven van de wettelijke bewaartermijn kan leiden tot boetes en sancties van de Belastingdienst. Bovendien kan het je in de problemen brengen bij audits of onderzoeken. Door de juiste documenten tijdig en correct te archiveren, voorkom je onnodige problemen en zorg je ervoor dat je altijd kunt aantonen dat je aan je verplichtingen hebt voldaan.

Conclusie

Terwijl de standaard bewaartermijn voor de meeste zakelijke administratie 7 jaar bedraagt, is het cruciaal te onthouden dat voor onroerende zaken en de toepassing van de One Stop Shop (OSS) regeling, een bewaartermijn van 10 jaar geldt. Zorg ervoor dat je deze documenten zorgvuldig archiveert om te voldoen aan de wettelijke eisen en onnodige problemen te voorkomen. Goede administratie is tenslotte het halve werk!