Come scrivere un messaggio di sollecito?

Come scrivere un messaggio di sollecito efficace

In qualità di professionisti o imprenditori, è inevitabile dover scrivere messaggi di sollecito per ricordare ai clienti pagamenti in ritardo. La redazione di questi messaggi richiede tatto e professionalità, poiché l’obiettivo è sollecitare il pagamento senza offendere o alienare i clienti. Ecco alcuni suggerimenti per scrivere un messaggio di sollecito efficace:

1. Riferimento chiaro alla fattura:

Inizia il messaggio indicando in modo chiaro il numero e la data della fattura in questione, nonché la data di scadenza. Ciò aiuterà il cliente a identificare immediatamente la fattura per cui è richiesto il pagamento.

Esempio:

“Gentile [Nome del cliente], le scrivo per ricordare il pagamento della fattura n. [numero fattura] del [data fattura], scaduta il [data scadenza].”

2. Tono cortese e professionale:

Utilizza un tono cortese e professionale, anche se la fattura è in ritardo da molto tempo. Evita di essere aggressivo o accusatorio, poiché ciò potrebbe danneggiare la relazione con il cliente.

3. Fornire dettagli del pagamento:

Includi dettagli specifici su come il cliente può effettuare il pagamento, come il numero di conto bancario, l’indirizzo postale o un link a un portale di pagamento online.

4. Indicare una scadenza:

Stabilisci una scadenza ragionevole entro cui il cliente deve rispondere o effettuare il pagamento. Ciò darà al cliente un senso di urgenza e lo incoraggerà ad agire.

Esempio:

“Apprezzeremmo ricevere il saldo entro [data].”

5. Seguire le procedure interne:

Se l’azienda ha procedure interne per la gestione dei pagamenti in ritardo, assicurati di seguirle. Ciò contribuirà a garantire la coerenza e l’efficacia dei messaggi di sollecito.

6. Contattare nuovamente se necessario:

Se il cliente non risponde o non effettua il pagamento entro la scadenza indicata, contattalo di nuovo. Puoi farlo via e-mail, telefono o posta ordinaria. Sii persistente ma rispettoso e ricorda che l’obiettivo è quello di ottenere il pagamento senza perdere il cliente.

Ecco un esempio di messaggio di sollecito che incorpora questi suggerimenti:

“Gentile [Nome del cliente],

le scrivo per ricordare il pagamento della fattura n. [numero fattura] del [data fattura], scaduta il [data scadenza]. L’importo dovuto è di [importo].

Può effettuare il pagamento tramite bonifico bancario sul conto n. [numero di conto bancario]. Se preferisce, può anche pagare online all’indirizzo [link al portale di pagamento].

Apprezzeremmo ricevere il saldo entro [data]. Se ha domande o necessita di un’ulteriore estensione, non esiti a contattarci.

Grazie per la sua attenzione a questa questione.

Cordiali saluti,
[Nome dell’azienda]”