Cosa scrivere in un messaggio di saluto?

L’Arte del Saluto: Aprire e Chiudere un Messaggio con Garbo e Professionalità

Il saluto, sia all’inizio che alla fine di un messaggio, è una componente fondamentale della comunicazione, spesso sottovalutata. È la porta d’ingresso e il congedo di ogni interazione, e trasmette un messaggio potente sul nostro livello di professionalità, rispetto e attenzione verso il destinatario. Mentre la sostanza del messaggio è indubbiamente importante, il modo in cui lo incorniciamo può fare la differenza tra un’impressione positiva e un’opportunità mancata.

L’Apertura: Seminare Gentilezza e Chiarezza

L’inizio di un messaggio, che sia un’email, una lettera o un messaggio istantaneo, richiede una formula di saluto appropriata. Il tono e la formalità devono essere calibrati in base al contesto e al rapporto con il destinatario.

• Contesto Professionale Formale: Se ci rivolgiamo a un superiore, un cliente importante o qualcuno con cui abbiamo un rapporto esclusivamente professionale, formule come “Egregio/a Sig./Sig.ra [Cognome]” o “Gentile Dott./Dott.ssa [Cognome]” sono le più appropriate. Questo dimostra rispetto e aderenza alle convenzioni.
• Contesto Professionale Informale: Con colleghi o persone con cui abbiamo un rapporto lavorativo più disteso, un semplice “Buongiorno/Buonasera [Nome]” o “Ciao [Nome]” può essere sufficiente.
• Contesto Informale: Tra amici e familiari, un “Ciao”, “Caro/a [Nome]” o un’espressione affettuosa sono perfetti per creare un’atmosfera calorosa e amichevole.
• Quando non si conosce il destinatario: In situazioni in cui non si conosce il nome del destinatario, si può optare per un generico “Spett.le [Nome Azienda]” o “A chi di competenza”. È sempre preferibile, tuttavia, fare una breve ricerca per individuare il nome della persona a cui ci si deve rivolgere.

Oltre alla formula di saluto, è bene aggiungere una breve introduzione per contestualizzare il messaggio. Ad esempio, si potrebbe scrivere: “Spero che questa email ti trovi bene” o “Le scrivo in merito a…”. Questa piccola aggiunta aiuta a creare un’introduzione più fluida e cortese.

La Chiusura: Lasciare un Ricordo Positivo

La chiusura di un messaggio è altrettanto cruciale. È l’ultima impressione che lasciamo, e dovrebbe riflettere il tono del messaggio e rafforzare il rapporto con il destinatario.

Come indicato, esistono diverse formule di cortesia tra cui scegliere:

• Cordiali saluti: Una formula versatile e adatta a quasi tutti i contesti professionali. È un’opzione sicura e professionale.
• Cordialmente: Simile a “Cordiali saluti”, ma forse leggermente meno formale. È ideale per comunicazioni professionali in cui si è già stabilito un buon rapporto con il destinatario.
• Le porgo i miei cordiali saluti: Una formula più formale, adatta a comunicazioni con persone di rango superiore o in situazioni in cui è richiesto un elevato livello di formalità.
• Distinti saluti: Un’altra opzione formale, simile a “Le porgo i miei cordiali saluti”.
• Un caro saluto: Adatta a comunicazioni più informali, con colleghi o persone con cui si ha un buon rapporto.
• A presto: Perfetta per concludere un’email con la promessa di una successiva interazione.
• Grazie in anticipo: Utile quando si richiede qualcosa al destinatario e si desidera esprimere la propria gratitudine.

Dopo la formula di cortesia, è importante inserire il proprio nome e cognome, e, se pertinente, la propria posizione lavorativa e i contatti.

In sintesi:

Scegliere il saluto giusto è un atto di equilibrio tra formalità e cordialità. Considera il contesto, il tuo rapporto con il destinatario e il messaggio che vuoi trasmettere. Prestare attenzione a questi dettagli apparentemente piccoli può fare una grande differenza nel modo in cui sei percepito e nel successo della tua comunicazione. Ricorda, un saluto ben formulato è un investimento nel costruire relazioni professionali solide e durature.