Che documenti servono per fare il POS?

Oltre i cavi e il software: la documentazione indispensabile per l’installazione del POS

L’installazione di un sistema POS (Point of Sale) moderno, seppur apparentemente semplice, richiede una fase preparatoria cruciale spesso sottovalutata: la raccolta e la presentazione della corretta documentazione. Non basta infatti la semplice scelta del dispositivo e del fornitore; la conformità alle normative di sicurezza e la garanzia di un’installazione efficiente dipendono fortemente dalla disponibilità di specifici documenti. Trascurare questo aspetto potrebbe comportare ritardi, costi aggiuntivi e, nei casi più gravi, problemi di conformità.

Oltre alle informazioni essenziali sul contratto stipulato con il fornitore del servizio POS, e alla documentazione fiscale dell’azienda, l’aspetto fondamentale riguarda la documentazione tecnica del locale dove il sistema verrà installato. Si tratta di un punto chiave spesso trascurato, che può rivelarsi un ostacolo insormontabile nel processo di installazione.

Innanzitutto, sono indispensabili planimetrie aggiornate e dettagliate del locale. Queste devono evidenziare la posizione precisa delle prese elettriche, delle linee di rete e di eventuali altri impianti presenti, come quelli di videosorveglianza o di allarme. La precisione è fondamentale per pianificare al meglio il cablaggio e l’installazione, evitando spiacevoli sorprese durante il processo. Progetti di ristrutturazione recenti, con modifiche agli impianti, devono essere inclusi per garantire la piena corrispondenza con la realtà.

Inoltre, è necessario fornire una valutazione dei rischi specifici presenti nell’ambiente. Questo punto è di particolare importanza in locali che trattano sostanze chimiche, alimenti o che presentano condizioni ambientali particolari (es. alta umidità, presenza di polveri). In questi casi, la documentazione deve includere le schede di sicurezza dei prodotti chimici utilizzati, le certificazioni di conformità degli impianti e qualsiasi altra informazione rilevante per la sicurezza del sistema POS e del personale. La presenza di queste informazioni consente al tecnico installatore di valutare la necessità di protezioni aggiuntive per il dispositivo, come custodie stagne o sistemi di protezione contro sovraccarichi elettrici.

Infine, è utile fornire anche la documentazione relativa alle eventuali barriere architettoniche presenti nel locale, per garantire che l’installazione del POS sia conforme alle normative di accessibilità per i disabili.

In sintesi, la preparazione della documentazione adeguata non è un semplice adempimento burocratico, ma un passaggio fondamentale per garantire un’installazione rapida, sicura ed efficiente del POS. Investire tempo e attenzione in questa fase preliminare rappresenta un’importante investimento a lungo termine per la propria attività. Contattare direttamente il fornitore del servizio POS per chiarire quali documenti sono necessari in modo specifico contribuirà ad evitare spiacevoli sorprese e ritardi nel processo di installazione.