Come creare una cartella protetta?

Oltre la Password: Sicurezza Multilivello per le Cartelle di Lavoro Excel

Proteggere i dati sensibili contenuti in un foglio o in una cartella di lavoro Excel è fondamentale, soprattutto in contesti professionali o quando si gestiscono informazioni private. Mentre la semplice impostazione di una password tramite la funzione “Proteggi foglio” o “Proteggi cartella di lavoro” offre un primo livello di sicurezza, è un’illusione pensare che basti a garantire una protezione completa. Questo articolo esplora le limitazioni di questo metodo e suggerisce strategie più robuste per tutelare i propri dati.

La procedura standard, come correttamente indicato, prevede l’accesso alla scheda “Revisione” di Excel, quindi la selezione di “Proteggi foglio” (per limitare la modifica del contenuto di un singolo foglio) o “Proteggi cartella di lavoro” (per bloccare la struttura stessa del file, inclusi l’inserimento o la cancellazione di fogli). Inserendo e confermando una password, si crea un ostacolo all’accesso non autorizzato. Tuttavia, questo metodo presenta delle vulnerabilità. Una password debole, facilmente intuibile o “cracckabile” con strumenti dedicati, rende vani gli sforzi di protezione. Inoltre, la protezione riguarda principalmente la modifica del contenuto; un utente malintenzionato potrebbe comunque effettuare screenshot o stampe del documento.

Per elevare il livello di sicurezza, è necessario adottare un approccio multilivello che integri diverse strategie:

• Password robuste: Evitare password semplici, prevedibili o ripetitive. Utilizzare combinazioni di maiuscole, minuscole, numeri e simboli, preferibilmente di lunghezza superiore agli otto caratteri. Un gestore di password può aiutare a creare e memorizzare password complesse in modo sicuro.

• Crittografia: Prima di condividere il file, è consigliabile crittografarlo utilizzando strumenti esterni a Excel, come programmi di compressione con crittografia integrata (7-Zip, WinRAR con password) o software di crittografia dedicati. Questo aggiunge un ulteriore livello di protezione, rendendo illeggibili i dati anche in caso di accesso non autorizzato al file.

• Controllo degli accessi: Se il file deve essere condiviso, sfruttare le funzionalità di controllo degli accessi offerte da piattaforme di cloud storage come OneDrive, Google Drive o SharePoint. Queste piattaforme consentono di definire permessi specifici per ogni utente, garantendo che solo chi autorizzato possa visualizzare o modificare il documento.

• Backup regolari: Effettuare copie di backup regolari del file in diverse posizioni, ad esempio su un hard disk esterno o su un servizio cloud. Questo previene la perdita di dati in caso di danneggiamento o compromissione del file originale.

• Formazione: Istruire gli utenti sulla corretta gestione dei file e sulla sicurezza informatica. La consapevolezza del rischio e delle buone pratiche è fondamentale per prevenire incidenti.

In conclusione, mentre la semplice protezione con password in Excel rappresenta un primo passo, non costituisce una soluzione definitiva. Una strategia di sicurezza efficace richiede un approccio multilivello, che combini l’utilizzo di password robuste, la crittografia, il controllo degli accessi, il backup e la formazione degli utenti. Solo così si potrà garantire una protezione adeguata dei dati sensibili contenuti nelle cartelle di lavoro Excel.