Cosa scrivere quando si inoltra una mail?

L’Arte di Inoltrare Email: Chiarezza, Cortesia ed Efficienza

In un’era dominata dalla comunicazione digitale, l’inoltro di email è diventato un’azione quotidiana, un gesto apparentemente semplice ma che, se eseguito in modo improprio, può generare confusione, inefficienza e persino irritazione tra i destinatari. Non si tratta solo di cliccare su “Inoltra” e premere “Invio”; è una questione di etichetta digitale, di rispetto per il tempo degli altri e di garantire che l’informazione raggiunga il destinatario con la massima chiarezza possibile.

L’obiettivo primario di un inoltro email dovrebbe sempre essere la semplicità. Evitare la sovrabbondanza di informazioni inutili è fondamentale. Pensate a cosa volete ottenere inoltrando l’email e adeguate il vostro messaggio di conseguenza. Esistono, in linea di massima, due scenari principali: l’inoltro con richiesta di azione e l’inoltro a puro scopo informativo.

Scenario 1: Inoltro con Richiesta di Azione

Questo è forse lo scenario più comune. In questo caso, state inoltrando un’email ad una persona (o più persone) affinché compiano una determinata azione. La chiave qui è la chiarezza e la cortesia.

• Contesto Breve e Preciso: Non date per scontato che il destinatario abbia familiarità con la comunicazione originale. Aggiungete un breve paragrafo introduttivo che contestualizzi l’email e spieghi il motivo dell’inoltro. Ad esempio: “Ciao [Nome del destinatario], ti inoltro questa email di [Nome del mittente originale] relativa al progetto X. Avrei bisogno del tuo parere in merito alla bozza del contratto allegata.”
• Richiesta Chiara: Indicate esplicitamente cosa vi aspettate dal destinatario. “Potresti per favore rivederla entro venerdì?”, “Potresti contattare [Nome del mittente originale] direttamente per fissare un appuntamento?”.
• Tono Cortese: Ricordatevi di usare un tono educato e rispettoso. Un semplice “Grazie in anticipo per il tuo aiuto” può fare la differenza.
• Pulizia: Se l’email originale contiene una lunga catena di risposte irrilevanti, prendetevi un momento per ripulirla prima di inoltrarla. Rimuovete le parti superflue per rendere il messaggio più leggibile e conciso.

Scenario 2: Inoltro a Scopo Informativo

In questo caso, state inoltrando l’email a qualcuno a puro titolo informativo, senza aspettarvi una risposta o un’azione immediata. La parola d’ordine qui è l’efficienza.

• Oggetto Chiaro: Modificate l’oggetto dell’email per includere la dicitura “Per conoscenza” o “Cc” (se state aggiungendo il destinatario in copia conoscenza). Questo indica immediatamente che non è richiesta una risposta o un’azione urgente.
• Commento Minimo (o Nessuno): A meno che non sia strettamente necessario, evitate di aggiungere commenti superflui. Se ritenete che sia utile un breve chiarimento, limitatevi a una frase concisa come: “Ho pensato potesse interessarti” o “Per tua informazione”.
• Evitare la Sovraccarico Informativo: Se l’email contiene allegati di grandi dimensioni che non sono strettamente necessari al destinatario, valutate se è opportuno inoltrarli o se è sufficiente menzionare la loro esistenza.

Oltre i due scenari principali:

• Sensibilità: Prima di inoltrare un’email che contiene informazioni sensibili o riservate, assicuratevi di avere il permesso del mittente originale.
• Privacy: Fate attenzione a non divulgare accidentalmente indirizzi email o altre informazioni personali di altri destinatari.
• Rifletti Prima di Inoltrare: Chiedetevi se l’inoltro è davvero necessario. A volte, è più efficiente riassumere le informazioni rilevanti in una nuova email o semplicemente condividere un link al contenuto originale, se disponibile.

In sintesi, l’arte di inoltrare email risiede nella capacità di trasmettere informazioni in modo chiaro, conciso e cortese, rispettando il tempo e l’attenzione dei destinatari. Seguendo queste semplici linee guida, è possibile trasformare un’attività routinaria in un’opportunità per migliorare la comunicazione e l’efficienza nel mondo digitale.