Hvor lang tid skal en faktura gemmes?

Opbevaring af fakturaer: Hvor længe skal du gemme dem?

At drive virksomhed involverer et væld af administrative opgaver, og korrekt håndtering af fakturaer er afgørende, både for din økonomi og for at opfylde lovens krav. Men hvor længe skal du egentlig gemme dine fakturaer? Svaret er ikke ligetil, da det afhænger af flere faktorer, men en klar retningslinje er essentiel for at undgå bøder og besværligheder.

Lovens krav: Fem års opbevaringstid

Bogføringsloven er den centrale lovgivning, der dikterer opbevaringstiden for fakturaer. Loven fastslår, at alle fakturaer skal opbevares i minimum fem år fra udgangen af det regnskabsår, hvor fakturaen vedrører. Dette gælder uanset om fakturaen er udstedt af din virksomhed eller modtaget af din virksomhed. Det betyder, at både indgående og udgående fakturaer skal opbevares i fem år.

Digital eller fysisk – valget er dit, men med forbehold

Lovgivningen stiller ingen specifikke krav til opbevaringsformatet. Både digitale og fysiske kopier af fakturaer er acceptable, så længe de opfylder kravene til læselighed og identifikation. En digital kopi skal dog være tilgængelig på en sikker og let tilgængelig måde, og den skal kunne printes ud, hvis det bliver nødvendigt for skattemyndighederne. Det anbefales derfor, at du har en systematisk opbevaringsløsning, uanset om du vælger digital eller fysisk opbevaring.

Bilag – en integreret del af fakturaopbevaringen

Det er vigtigt at huske, at opbevaringsperioden på fem år også gælder for alle bilag, der er knyttet til fakturaerne. Dette kan omfatte kvitteringer, ordrebekræftelser, leveringssedler og andre dokumenter, der understøtter fakturaens information og beløb. Uden disse bilag kan fakturaen blive svær at verificere og dermed potentielt give problemer ved en kontrol fra skat.

Sikker opbevaring – en forsikring mod problemer

Uanset din valgte opbevaringsmetode, er det afgørende, at dine fakturaer opbevares sikkert. Dette betyder, at de skal være beskyttet mod tab, tyveri, skade og utilsigtet sletning. En skybaseret løsning med sikkerhedskopiering eller en godt organiseret fysisk arkivløsning med adgangskontrol kan være velegnet.

Overvej længere opbevaringstid

Selvom loven kun kræver fem års opbevaring, kan det være en god idé at gemme fakturaer i længere tid. Dette kan være relevant i tilfælde af eventuelle tvister, revision eller for at have et komplet overblik over din virksomheds økonomi over tid.

Konklusion:

Korrekt opbevaring af fakturaer er ikke blot en formalitet. Det er en vigtig del af god forretningspraksis og et lovkrav, der sikrer en problemfri drift og beskytter dig mod eventuelle bøder. At forstå kravene til opbevaringstid og format er derfor afgørende for enhver virksomhed, uanset størrelse. Vælg en opbevaringsløsning der passer til din virksomhed, og sørg for at have en systematisk tilgang til opbevaring af både fakturaer og tilhørende bilag.