Hvad må man sige til en sygefraværssamtale?

Sygefraværssamtalen: Vejen tilbage til arbejdsglæde – et fokus på støtte og løsninger

Sygefravær er en realitet på enhver arbejdsplads. Selvom det kan være en udfordring for både medarbejderen og virksomheden, kan den rette tilgang til sygefraværssamtalen vende situationen til noget positivt og konstruktivt. Essensen af samtalen er ikke kontrol eller mistillid, men derimod en ægte interesse i medarbejderens velbefindende og en aktiv indsats for at støtte en snarlig og bæredygtig tilbagevenden til arbejdet.

Hvad må du sige i en sygefraværssamtale?

Det vigtigste du kan bidrage med, er empati og fokus på løsninger. Her er nogle konkrete punkter:

• Vis oprigtig interesse: Start med at udtrykke din bekymring for medarbejderens helbred og trivsel. Lad vedkommende vide, at du er der for at lytte og støtte dem. Undgå at virke anklagende eller irriteret.
• Fokus på fremtiden, ikke fortiden: Brug minimal tid på at grave i årsagerne til fraværet (medmindre medarbejderen selv ønsker det). Fokusér i stedet på, hvad der skal til for at medarbejderen kan komme tilbage og trives på arbejdspladsen.
• Spørg åbent og lyttende: Undgå ledende spørgsmål. Spørg i stedet åbent og lyttende, f.eks.:
  • “Hvordan har du det?”
  • “Er der noget vi kan gøre for at støtte dig i din bedring?”
  • “Hvad ser du som den største udfordring i forhold til at komme tilbage?”
  • “Er der noget på arbejdspladsen, der bidrager til dine udfordringer?”
• Tilbyd konkret hjælp: Undersøg, om der er konkrete ting virksomheden kan gøre for at hjælpe. Det kan være tilpasning af arbejdsopgaver, ændring af arbejdstider, hjælpemidler, eller adgang til sundhedsfaglig rådgivning.
• Diskutér en gradvis tilbagevenden: Overvej muligheden for en gradvis tilbagevenden til arbejdet. Dette kan være en god måde at lette overgangen og undgå en forhastet tilbagevenden, der kan forværre situationen. Tal om reduceret arbejdstid, tilpassede opgaver eller arbejde hjemmefra i en periode.
• Vær åben om muligheder for tilpasning: Fortæl åbent om de muligheder, der er for at tilpasse arbejdsopgaver, arbejdsgange eller arbejdssted, for at gøre det lettere for medarbejderen at vende tilbage.
• Respektér fortroligheden: Husk at behandle alle oplysninger med fortrolighed. Det er vigtigt at respektere medarbejderens privatliv og undgå at dele informationer med andre uden deres samtykke.
• Aftal opfølgning: Aftal en ny samtale inden for en overskuelig fremtid for at følge op på situationen og justere planen, hvis det er nødvendigt.
• Dokumenter samtalen: Notér kort de vigtigste punkter, der er blevet drøftet, og de aftaler, der er indgået. Dette kan være en hjælp for både medarbejderen og virksomheden i den videre proces.

Hvad bør du undgå at sige?

• Anklagende eller dømmende kommentarer: Undgå at virke anklagende eller dømmende. F.eks. “Du har været meget syg på det seneste,” eller “Det er upraktisk, at du er syg.”
• Presserende forventninger om en hurtig tilbagevenden: Undgå at presse medarbejderen til at vende tilbage, før de er klar. Dette kan forværre deres situation og føre til en længerevarende sygemelding.
• Spekulation om årsagerne til sygefraværet: Undgå at spekulere om årsagerne til sygefraværet, medmindre medarbejderen selv bringer det op.
• Sammenligninger med andre medarbejdere: Undgå at sammenligne medarbejderens situation med andre medarbejderes sygefravær.

Den løsningsorienterede tilgang

Nøglen til en succesfuld sygefraværssamtale er at fokusere på løsninger. Det handler om at skabe et klima, hvor medarbejderen føler sig tryg og støttet, og hvor der er åbenhed for at finde de bedste løsninger i fællesskab. Ved at fokusere på medarbejderens velbefindende og ved at tilbyde konkret hjælp kan virksomheden bidrage til en hurtigere og mere bæredygtig tilbagevenden til arbejdet – til gavn for både medarbejderen og virksomheden.