Hvad tæller som bilag?

Mere end blot en kvittering: Hvad tæller egentlig som et bilag?

Vi kender alle til kvitteringen fra supermarkedet, men er den altid et fyldestgørende bilag? Ordet “bilag” bruges bredt, og forståelsen kan være uklart, især i en forretningskontekst. Denne artikel dykker ned i, hvad der rent faktisk definerer et bilag og hvilke kriterier det skal opfylde for at være brugbart til dokumentation, regnskab og eventuelle senere krav.

Den gængse opfattelse af et bilag er et dokument, der bekræfter en transaktion. En kvittering kan være et bilag, men ikke altid. Et ordentligt bilag skal nemlig leve op til specifikke krav, der afhænger af konteksten – er det for et privat køb, en virksomhedsregnskab eller en skatterapport? Kravene varierer.

For at et dokument kan betragtes som et fyldestgørende bilag, bør det som minimum indeholde følgende informationer:

• Dato: Transaktionens dato er essentiel for at kunne tidsfæste begivenheden korrekt.
• Beskrivelse af transaktionen: Hvad blev købt eller solgt? En præcis beskrivelse er vigtig, særligt ved mere komplekse transaktioner.
• Beløb: Det samlede beløb skal være tydeligt angivet.
• Sælger/Leverandør: Identifikation af den part, der har leveret varen eller ydelsen. Dette inkluderer typisk navn og CVR-nummer (for virksomheder).
• Køber/Modtager: Identifikation af den part, der har modtaget varen eller ydelsen. Dette inkluderer typisk navn og eventuelt CVR-nummer.
• Identifikationsnummer: Fakturanummer, ordrebekreftelse nummer eller et andet entydigt identifikationsnummer som refererer til transaktionen.

Eksempler på dokumenter, der ofte fungerer som bilag:

• Faktura: En formaliseret opgørelse over en ydelse eller varelevering. Fakturaer er ofte den mest omfattende type bilag.
• Kvittering: En simpel bekræftelse af en transaktion, men ofte mangler detaljer som f.eks. specificering af de købte varer. En kvittering fra en automatiseret kasseapparat er ofte ikke et tilstrækkeligt bilag for skatteformål.
• Ordrebekræftelse: Bekræftelse fra sælger på en ordre.
• Betalingsbevis: Dokumentér betalingen af faktura eller anden ydelse. Et bankudskrift kan tjene som et betalingsbevis.
• Kopi af kontrakter: Ved større transaktioner vil kontrakter være essentielle som bilag.
• Leveringssedler: Dokumenterer modtagelsen af varer.

Hvad er forskellen på en kvittering og et bilag? En kvittering er ofte et simpelt bevis for køb, mens et bilag er et mere omfattende dokument, der opfylder de nævnte kriterier og fungerer som en del af et større regnskab eller dokumentationsbehov.

Afslutningsvis er det vigtigt at understrege, at kravene til et fyldestgørende bilag varierer afhængigt af konteksten. For private køb kan en simpel kvittering være tilstrækkelig, mens virksomheder har langt strengere krav for at opfylde bogføringslovens regler. Det er altid bedst at sikre sig, at alle nødvendige oplysninger er til stede for at undgå misforståelser og eventuelle problemer senere.