Hvad tæller som et bilag?

Hvad tæller som et bilag? – En dybdegående guide

Et bilag er hjørnestenen i et sundt og retvisende regnskab. Det fungerer som det uafviselige bevis på, at en given transaktion rent faktisk har fundet sted, og det er derfor essentielt for både intern kontrol og ekstern revision. Men hvad tæller egentlig som et bilag? Det er mere nuanceret end man umiddelbart skulle tro.

Selom definitionen af et bilag ofte simplificeres til “skriftlig dokumentation”, dækker det i praksis over en bred vifte af formater og informationsniveauer. Fælles for alle bilag er dog, at de skal kunne verificere en transaktion og give tilstrækkelig information til at rekonstruere den. Tænk på det som brikkerne i et puslespil – hvert bilag er en brik, der bidrager til det samlede billede af virksomhedens økonomiske aktivitet.

De klassiske bilag:

• Fakturaer: Den mest almindelige type bilag. Dokumenterer et køb eller salg af varer eller ydelser, og specificerer typisk beløb, moms, betalingsbetingelser og parternes kontaktoplysninger.
• Kvitteringer: Beviser for kontante køb. Indeholder ofte færre detaljer end en faktura, men er stadig vigtige for at dokumentere mindre udgifter.
• Kontoudtog: Giver et overblik over transaktioner på en bankkonto. Selvom de ikke i sig selv dokumenterer den underliggende transaktion, kan de bruges til at verificere betalinger og indbetalinger.
• Kreditnotaer: Dokumenterer en reduktion i et tidligere faktureret beløb, fx ved returnering af varer eller reklamationer.
• Debetnotaer: Omvendt af en kreditnota; dokumenterer et øget beløb, fx ved efterfakturering af ekstra ydelser.

Ud over de traditionelle bilag:

I den digitale tidsalder har definitionen af et bilag udvidet sig til også at omfatte elektroniske dokumenter. Dette inkluderer:

• E-fakturaer: Elektroniske fakturaer i et standardiseret format, der kan behandles automatisk.
• PDF-filer: Scannede kopier af fysiske bilag eller digitalt genererede dokumenter.
• E-mails: I visse tilfælde kan e-mails fungere som bilag, hvis de indeholder tilstrækkelig information til at dokumentere en transaktion. Dette kræver dog en grundig vurdering.
• Online betalingsbekræftelser: Fra webshops og online betalingssystemer.

Hvad gør et bilag gyldigt?

For at et bilag kan betragtes som gyldigt, skal det indeholde visse nøgleoplysninger:

• Dato: Hvornår transaktionen fandt sted.
• Beskrivelse: Hvad transaktionen vedrører.
• Beløb: Den samlede værdi af transaktionen.
• Moms: Specificering af momsbeløbet.
• Parternes identifikation: Navn og kontaktoplysninger på køber og sælger.

Sporbarhed og revisionsikkerhed:

Korrekt bilagshåndtering er afgørende for at sikre sporbarhed og revisionssikkerhed. Det betyder, at alle bilag skal arkiveres systematisk og være let tilgængelige i tilfælde af revision eller kontrol. En god praksis er at anvende et digitalt arkiveringssystem, der muliggør effektiv søgning og sortering af bilag.

Afslutningsvis er et bilag mere end blot et stykke papir. Det er en fundamental del af regnskabspraksis og en forudsætning for et troværdigt og transparent regnskab. Forståelsen af, hvad der tæller som et bilag, og hvordan man håndterer dem korrekt, er derfor afgørende for enhver virksomhed.