Hvilke indholdskrav gælder der for en faktura?

Den perfekte faktura: Et kig på de nødvendige oplysninger

En faktura er mere end blot et stykke papir – den er et juridisk dokument, der bekræfter en transaktion og danner grundlag for betaling. En korrekt udfyldt faktura er derfor afgørende for både sælgers og købers rettigheder. Manglende eller ukorrekte oplysninger kan føre til forsinkelser i betalingen, tvister og unødvendigt bureaukrati. Denne artikel gennemgår de essentielle oplysninger, der skal inkluderes på en faktura for at sikre en smidig og problemfri betalingsproces.

Vi går ud over den grundlæggende liste og dykker ned i detaljerne omkring de påkrævede felter, samt hvorfor de er så vigtige.

De essentielle oplysninger:

• Løbenummer på fakturaen: Dette nummer skal være unikt for hver faktura og sikre sporbarhed. Det hjælper både sælger og køber med at identificere og matche fakturaen med den tilsvarende transaktion. Et konsekvent nummereringssystem er derfor essentielt for god regnskabsføring. Overvej et system, der angiver år og løbenummer (f.eks. 2023-001, 2023-002 osv.).

• Sælgers navn og CVR-nummer (eller lignende identifikationsnummer): Dette identificerer tydeligt den juridiske enhed, der udsteder fakturaen. Inkluder fuldt navn, adresse og CVR-nummer (eller lignende identifikationsnummer afhængigt af virksomhedens type og land). Korrekt information sikrer, at betalingen går til den rigtige modtager.

• Købers navn og adresse: Tilsvarende er det afgørende at angive købers fulde navn, adresse, og eventuelt CVR-nummer, hvis det drejer sig om en virksomhed. Korrekt adresse er afgørende for at sikre, at fakturaen når frem til den rette modtager.

• Detaljeret beskrivelse af varer eller tjenesteydelser: Denne del er hjertet af fakturaen. Vær så specifik som muligt. For varer, angiv mængde, enhedspris, og en klar beskrivelse af varen (f.eks. “10 stk. Røde stole, model X”). For tjenester, giv en detaljeret beskrivelse af den udførte ydelse og den tilknyttede pris. Vage beskrivelser kan føre til misforståelser.

• Fakturadato: Dette angiver udstedelsesdatoen for fakturaen. Dette er vigtigt for at fastlægge betalingsfristen og for at spore transaktionen i tid.

• Betalingsbetingelser: Angiv tydeligt betalingsfristen (f.eks. “Netto 30 dage”), betalingsmetode (f.eks. bankoverførsel, MobilePay), og eventuelle bankoplysninger.

• Totalbeløb: Det samlede beløb for varer/tjenester inklusive moms (hvis relevant) skal angives tydeligt. Vis eventuelle rabatter eller tillæg separat for øget transparens.

Konklusion:

En veludformet faktura sikrer en gnidningsfri betalingsproces og beskytter begge parter involveret i transaktionen. Ved at være omhyggelig med at inkludere alle de nødvendige oplysninger, undgås potentielle konflikter og forsinkelser. At investere tid i en velstruktureret fakturaprocess er en investering i god forretningspraksis.