Hvor længe gemmes en personalesag?

Hvor længe gemmer din arbejdsplads din personalesag? Det bør du vide.

Vi kender alle følelsen: den lille frygt for, hvad der mon står i den tykke mappe, som arbejdsgiveren har om os – vores personalesag. Men hvor længe bliver den egentlig gemt, og har du som medarbejder adgang til den? Spørgsmålet er relevant, og svaret er ikke altid ligetil.

Under ansættelsen: Din personalesag er aktiv

Mens du er ansat, opbevarer din arbejdsgiver naturligvis din personalesag. Heri finder man typisk dokumenter som din ansættelseskontrakt, lønsedler, vurderinger fra MUS-samtaler, eventuelle advarsler og ros, samt sygefraværsstatistikker. Med andre ord, alt der relaterer sig til dit ansættelsesforhold.

Efter fratrædelse: Opbevaring i op til 10 år

Når du forlader din stilling, holder arbejdsgiveren ikke bare op med at tænke på dig. Lovgivningen kræver, at visse dokumenter opbevares i en årrække efter fratrædelsen. Dette skyldes primært hensynet til potentielle retssager.

Hvorfor så længe?

Perioden på op til 10 år dækker over en forældelsesfrist for mange typer sager, der kan opstå i forbindelse med et ansættelsesforhold. Det kan eksempelvis være krav om manglende lønudbetaling, usaglig afskedigelse eller krav i forbindelse med arbejdsskader. For at kunne forsvare sig (eller rejse et krav) i sådanne sager, er det nødvendigt at have relevant dokumentation tilgængelig.

Hvad sker der med din sag efter de 10 år?

Her er der en interessant forskel, afhængigt af om du har været ansat i det offentlige eller i det private. Hvis du har været ansat i en kommune eller en anden offentlig institution, vil din personalesag typisk blive overført til Stadsarkivet (eller et lignende arkiv). Det betyder, at din tidligere arbejdsgiver mister adgangen til din sag, og den bliver en del af den offentlige dokumentation og historie.

Private virksomheder og arkivering

For ansatte i private virksomheder er situationen mere fleksibel. Virksomheden kan vælge at destruere personalesagen efter de 10 år, eller de kan vælge at beholde den i længere tid. Dog skal de fortsat overholde persondataloven og GDPR-reglerne, hvilket indebærer, at de skal have en legitim grund til at opbevare dine personoplysninger, og de skal opbevare dem sikkert.

Dine rettigheder: Indsigt og sletning

Uanset om du er ansat eller fratrådt, har du visse rettigheder i forhold til din personalesag.

• Indsigtsret: Du har ret til at se, hvad der står i din personalesag. Du kan anmode om en kopi af alle dokumenter, der vedrører dig.
• Ret til berigtigelse: Hvis du finder fejl eller unøjagtigheder i din personalesag, har du ret til at få dem rettet.
• Ret til sletning (i visse tilfælde): Under visse omstændigheder kan du have ret til at få slettet visse oplysninger i din personalesag. Dette gælder især, hvis oplysningerne er irrelevante eller forældede.

Hvad bør du gøre?

• Vær opmærksom: Hold øje med, hvad der bliver registreret om dig i din personalesag under din ansættelse.
• Brug din indsigtsret: Hvis du er i tvivl om, hvad der gemmes, så anmod om at se din sag.
• Kontakt din fagforening: Hvis du er i tvivl om dine rettigheder, kan din fagforening hjælpe dig med at forstå dem og varetage dine interesser.

At vide, hvor længe din personalesag gemmes, og hvilke rettigheder du har i forhold til den, giver dig en større kontrol over dine personoplysninger og kan hjælpe dig med at navigere i dit ansættelsesforhold med større tryghed.