Hvor længe skal man gemme sine regninger?

Hvor længe skal man opbevare sine regninger?

I Danmark er virksomheder forpligtet til at opbevare deres regninger i mindst 5 år efter regnskabsårets afslutning. Denne forpligtelse gælder for både købs- og salgsfakturaer.

Regnskabslovens § 11, stk. 1 fastslår, at en virksomhed skal “registrere alle forretningsbegivenheder vedrørende virksomheden i en eller flere bøger efter et ordnet system”. I henhold til bestemmelsen skal regnskabet være “indrettet således, at det giver et retvisende billede af virksomhedens aktiver og passiver, finansielle stilling og resultat”.

Regnskabsstyrelsen har i en række vejledninger præciseret, at regninger udgør forretningsbegivenheder, som virksomheder skal registrere og opbevare i 5 år. Dette følger af, at regninger dokumenterer transaktioner, der har betydning for virksomhedens økonomiske stilling.

Opbevaring i udlandet

Hvis en virksomhed opbevarer sine regninger i udlandet, skal den både overholde de danske regler og reglerne i det pågældende land. Det er virksomhedens ansvar at sikre, at regningerne opbevares i overensstemmelse med alle relevante lovkrav.

Konsekvenser af manglende opbevaring

Virksomheder, der ikke opfylder kravet om at opbevare regninger i 5 år, kan risikere sanktioner fra Erhvervsstyrelsen. Det kan eksempelvis være påbud om at fremvise regningerne eller bøder.

Digital opbevaring

Virksomheder kan vælge at opbevare deres regninger digitalt, så længe de sikrer, at de opfylder kravene til sikkerhed og tilgængelighed. Det betyder, at regningerne skal være:

• Adgangskontrolerede
• Ægte og uændrede
• Sikret mod uautoriseret ændring eller sletning
• Tilgængelige i et læsbart format i hele opbevaringsperioden

Det er vigtigt at bemærke, at det ikke er tilstrækkeligt blot at scanne regninger og gemme dem som PDF- eller JPEG-filer. Regningerne skal opbevares i et format, der sikrer deres ægthed og uforanderlighed.

Konklusion

Virksomheder i Danmark skal opbevare deres regninger i mindst 5 år efter regnskabsårets afslutning. Dette gælder både for regninger, der opbevares i Danmark og i udlandet. Manglende opbevaring kan medføre sanktioner fra Erhvervsstyrelsen. Virksomheder kan vælge at opbevare deres regninger digitalt, så længe de opfylder kravene til sikkerhed og tilgængelighed.